Em termos de gerenciamento de tempo e organização, a matriz de Eisenhower é uma ferramenta essencial e fácil de usar. Seus quadrantes facilitam o suporte à decisão para priorizar tarefas. Descubra quais são as áreas de aplicação e como usá-las de forma eficaz.
Apresentação do método
Muitos métodos, antes de serem usados pelos gerentes, eram ferramentas de estratégia militar. É o caso desta matriz imaginada por Dwight David Eisenhower.
Além de ter sido o 34º presidente dos EUA, Ike de seu apelido, foi campeão de todas as categorias em termos de produtividade. E isso, em vários campos. Seu segredo? Uma ferramenta - uma matriz mais precisa - que permite priorizar de forma fácil e eficaz segundo dois eixos: Importância e Urgência. Isso permite que você desenhe 4 quadrantes distintos:
- Quadrante 1 : tarefas importantes e urgentes,
- Quadrante 2 : tarefas importantes, mas não urgentes,
- Quadrante 3 : tarefas sem importância, mas urgentes,
- Quadrante 4 : Tarefas não importantes e não urgentes.
O botão urgente + / importância + é, obviamente, a principal prioridade em termos de tratamento. Tarefas que não são urgentes nem importantes não se enquadram nos objetivos prioritários. Eles podem até ser abandonados se forem realmente desnecessários.
Áreas de aplicação
Esta conhecida classificação é aplicável em muitas áreas, tanto na vida profissional como na vida privada:
- gestão do tempo,
- organização de seu trabalho,
- priorização,
- tomando uma decisão ,
- delegação a um terceiro …
Interesses e limites
Este método tem a vantagem de refletir sobre a priorização de suas ações e dar um passo atrás em comparação com o último.
No entanto, a simplicidade exibida à primeira vista é um tanto ilusória. Na verdade, muitas vezes é redutivo classificar as tarefas a serem realizadas sob esses 2 eixos. Além disso, o lado subjetivo do nosso julgamento pode rapidamente ser um freio quando as tarefas não têm um prazo preciso ou quando se trata de determinar a importância ou não de uma ação a ser realizada.
Assim, esta matriz é a porta de entrada para uma análise cujo objetivo para o gestor é, em particular, definir as tarefas a delegar. Dependendo do tempo disponível e do grau de importância da ação a ser realizada, ele pode decidir sobre as partes que pode confiar a um ou mais colaboradores. O objetivo é manter o controle de sua carga de trabalho e usar seu valor agregado com sabedoria.
Como usar a matriz de Eisenhower?
Os 2 eixos - importância e urgência - permitem definir 4 quadrantes cada um determinando o carácter dos elementos que o compõem de acordo com estes 2 critérios.
A importância refere-se às tarefas que o fazem seguir em frente. Baseia-se no impacto deste sobre outros elementos, mas também no valor acrescentado que a sua realização traz.
Urgência refere-se a tarefas que requerem sua atenção imediata e baseia-se no tempo necessário para a sua conclusão, bem como nos seus prazos. Às vezes é difícil definir se um item é urgente ou não, pois muitas vezes depende de fatores externos. Além disso, é muito subjetivo: o grau de urgência irá variar de uma pessoa para outra dependendo de como ela se sente sobre a tarefa em questão, ligada ao seu estado de estresse, suas habilidades, sua experiência, seu modo de operação, etc.
Assim, para preencher a matriz de forma eficiente, é fundamental ser objetivo e baseado em elementos factuais e concretos na medida do possível.
Para notar que a importância prevalece sobre a urgência.
Quadrante 1: tarefas importantes e urgentes
Liste aqui:
- tarefas que requerem atenção e ação super rápida - mesmo imediato,
- a elementos que impactam seus objetivos ,
- a itens que têm consequências diretas no andamento de um projeto ,
- uma Problema para resolver urgentemente - conflito, crise, etc. -
- a chamadas / e-mails importantes que precisam ser atendidos rapidamente …
Algumas tarefas são encontradas aqui porque não são planejadas de forma eficiente. Pode ser o caso da produção de um relatório ou de um relatório que você relatou continuamente - que teria sido inicialmente colocado no quadrante 2 ou 3, dependendo do caso - e cujo prazo e importância não lhe deixam outra escolha a não ser fazê-lo uma prioridade de agora em diante, para a posição no quadrante 1.
Quadrante 2: tarefas importantes, mas não urgentes
Esta parte diz respeito a tarefas importantes, mas para as quais o grau de urgência é menor do que aquelas posicionadas no quadrante 1. Portanto, o seguinte deve ser inserido:
- missões não tendo sem data de vencimento fechada, mas que têm um certo grau de importância para você, sua equipe, sua empresa, etc.
- a elementos para planejar nas próximas semanas,
- momentos dedicados a relógio estratégico ,
- a' desenvolvimento de um plano de ação , um projeto,
- a Treinamento , coaching …
Quadrante 3: tarefas sem importância, mas urgentes
Aqui estão os elementos "perturbadores" que requerem atenção imediata, mas que não têm impacto real em nosso trabalho, como:
- o tratamento de algumas ligações, e-mails, mensagens vários,
- a solicitação de funcionários / colegas / prestadores de serviços precisando de informações urgentes, conselhos, uma mão amiga,
- a tarefas que são importantes para os outros, mas não importantes para você e o andamento do seu trabalho,
- a itens que você pode delegar para um terceiro …
Quadrante 4: tarefas nem importantes nem urgentes
Esta última caixa diz respeito a todos os elementos parasitas e inúteis que você deve abandonar para obter mais eficiência:
- maus hábitos improdutivo,
- distrações impedindo você de avançar de forma eficaz (navegar na Internet, notificações indesejadas, etc.),
- hesitações demorado e devorador de energia positiva,
- a ruminações sobre o que você não tem controle …
Em resumo, a matriz de Eisenhower certamente não é perfeita e, em última análise, relativamente difícil de usar de forma eficiente e relevante, mas tem o mérito de implementar um passo atrás interessante em termos de gestão do nosso bem mais precioso: o tempo e também a consciência do nosso estado de stress e a nossa forma de apreender a urgência - por vezes bastante relativa.
Este arquivo é referenciado em: Gestão do tempo: eficiência, produtividade e serenidade - Tomada de decisão: processos e armadilhas a evitar
