Nas profissões de RH, as abordagens estão evoluindo. A transformação digital afeta a todos, seja em nossa vida pessoal ou profissional.
O RH não fica à margem, pois 80% dos departamentos de RH indicam que sua função é impactada por projetos digitais.
Para se manter produtivo diante da massa de dados a serem processados, é essencial se equipar para automatizar processos de RH e desmaterializar milhares de arquivos.
As tarefas mais demoradas de informatizar quando gerenciadas manualmente com arquivos (Excel, Word, e-mail ou papel) são, sem dúvida, as entrevistas de avaliação anual.
Mas quais são os benefícios da entrevista de avaliação computadorizada? Como formalizar a entrevista de avaliação com uma ferramenta de HRIS? Como usar os resultados da avaliação na gestão geral de RH?
Conheça os diferentes tipos de entrevistas
Entrevista de avaliação anual (EAE), entrevista de avaliação individual, entrevista de desempenho … vários nomes, às vezes confusos, são dados a esta reunião organizada em 8 entre 10 empresas.
Frequentemente ocorre no final do ano, mas pode ser organizada com maior ou menor frequência, ou mesmo "continuamente", dependendo da cultura da empresa: a cada 6 meses, a cada ano ou mesmo a cada 2 anos. Aos olhos da lei, não é obrigatório (exceto no caso de aplicação de convenção ou convenção coletiva). Não deve ser confundida com a entrevista profissional, que deve ocorrer a cada 2 anos em empresas com mais de 50 empregados (ver Código do Trabalho: artigo L6315-1).
Momento importante na gestão dos homens e mulheres da empresa, a entrevista anual foca principalmente em dois pontos:
- Avaliação do trabalho do funcionário no último ano,
- Definição de objetivos e missões para o ano seguinte,
- Avaliação de competências,
- Coleção de necessidades de treinamento
Para tornar lucrativa a compra ou o aluguel de um HRIS, você pode imaginar o uso desses serviços para várias outras entrevistas e processos de RH:
- reunião profissional,
- entrevista de avaliação,
- entrevista de carreira,
- manutenção ao final do período experimental ou retomada da atividade,
- Avaliação 360 °,
- entrevista de habilidades,
- revisão pessoal …
Uma solução para melhor colaboração
Uma plataforma de HRIS com portal de RH traz uma visão da entrevista para todos os seus stakeholders. A maior parte do HRMS de hoje está no modo “self-service”. Qualquer pessoa pode se conectar, com login e senha, por meio de um navegador de internet (não é necessária instalação no PC), de qualquer lugar. Para cada função, seus direitos de acesso:
- o gerente pode preencher os formulários de avaliação para cada um de seus funcionários,
- o funcionário pode então consultar, comentar e validar sua avaliação anual,
- O RH tem uma visão geral do andamento das campanhas, pode acessar as entrevistas de cada funcionário e principalmente fazer extratos de toda a população por temas bem específicos: necessidades de treinamento, desejos de desenvolvimento …
Concretamente, como funciona uma campanha de entrevista anual com um HRIS?
Existem 3 vantagens principais na informatização de suas entrevistas anuais:
- Centralize, explore e arquive informações
- Melhore o monitoramento e o gerenciamento geral de dados para simplificar o gerenciamento de RH
- Estabelecer vínculos com outros processos de RH: treinamento, habilidades, remuneração, mobilidade, etc.
Como isto funciona na pratica? Cada empresa tem sua própria maneira de lidar com as entrevistas, por isso é importante garantir que o software de RH seja adaptável aos seus hábitos de trabalho. Cada etapa de sua entrevista deve ser integrada ao seu formulário informatizado.
Consultar os órgãos representativos dos trabalhadores (IRP)
Em algumas grandes empresas, a implantação de campanhas de revisão anual deve ser solicitada pelos IRPs.
Antes da campanha de manutenção
Configure a campanha de manutenção
Automatizar o processo irá aliviar o RH de uma implementação complicada e demorada. Graças ao HRIS, será disponibilizada automaticamente aos diversos atores da operação uma lista de verificação das tarefas a realizar para o estabelecimento das campanhas. Por exemplo :
- Verificação do organograma, definição de cargos
- Atualização de funções e habilidades
- Atualização do guia de entrevista para gerentes e funcionários
- Atualização de suporte de manutenção de RH
- Lançamento da campanha: definição do período, da população em causa, etc.
Preencha os formulários de avaliação
O gerente responsável pelas avaliações de sua equipe criará a avaliação na plataforma de forma rápida e fácil. Ele vai :
- avaliar o seu funcionário de acordo com diferentes critérios organizados nos formulários de avaliação: (cumprimento de objetivos, conhecimentos, know-how, competências, etc.)
- estabeleça metas,
- definir necessidades de treinamento e desejos de desenvolvimento.
Caso não seja possível avaliar o funcionário em frente ao computador ou tablet, as grades de entrevista podem ser impressas.
Informar o funcionário
Os funcionários devem ser notificados desta nomeação. O software HRIS permite:
- informá-los: por meio de widgets destinados às informações da empresa e / ou RH no portal de RH,
- para convidá-los para suas entrevistas: enviando um e-mail de convite,
- cadastrar a reunião diretamente na agenda da caixa de correio para os funcionários e o gerente.
Durante a entrevista
Colete feedback
Durante a discussão, o revisor irá inserir comentários no espaço dedicado. Essas observações e notas podem, assim, ser discutidas e apresentadas ao funcionário, para um melhor entendimento.
Identificar necessidades de desenvolvimento e envolver treinamento
Para ajudar o funcionário a cumprir melhor sua missão, o gestor pode oferecer-lhe treinamento. Alguns HRMS são usados para gerenciar todos os processos de RH. A solicitação de treinamento pode então ser processada no módulo de gerenciamento de treinamento, onde o funcionário terá acesso aos catálogos de treinamento.
Gerenciar desejos de desenvolvimento
As soluções de RH com abrangência global oferecem a possibilidade de gerenciar os desejos de desenvolvimento dos colaboradores. Frequentemente estão ligados à gestão da estrutura organizacional (mobilidade geográfica, funcional, etc.) e / ou competências. O planejamento da força de trabalho possibilita a identificação de vagas, o estudo da mobilidade teórica, a fim de oferecer aos colaboradores desenvolvimento de carreira de acordo com suas aspirações e níveis de qualificação.
Arquive a avaliação, envie um relatório, compare
Colaborador, gestor, RH têm acesso à avaliação anual em seu portal de RH. Está aí guardado e pode ser analisado, em comparação com os dos anos anteriores.
Durante a campanha de avaliação
Acompanhamento das avaliações O RH poderá acompanhar as diferentes etapas da campanha de entrevistas: validações por cada funcionário, N + 1, N + 2, etc. O HRIS permitirá que sejam alertados para indicadores relevantes como, por exemplo, o número de avaliações validadas por departamento até à data. O HRIS enviará lembretes automaticamente por e-mail. Visualize via reporting Em sua plataforma, os RHs terão a possibilidade de acompanhar notas de avaliação, desejos de desenvolvimento, treinamentos, etc. Eles poderão visualizar a distribuição de resultados e desempenho. Esses dados estão disponíveis em várias representações: tabelas, gráficos, etc. Eles são exportáveis (Excel, Word, PDF, etc.) e podem ser impressos. Por sua vez, o gestor também pode visualizar os resultados e apresentar os objetivos consolidados de toda a sua equipe.
Para mais
Avalie os avaliadores
Alguns fornecedores de software de RH oferecem aplicativos que permitem que cada funcionário seja avaliado por seus colegas, subordinados, clientes internos, etc. e que avalie equipes entre si, são "avaliações 360 °" ou "feedback 360".
Analisar habilidades
O Planejamento Futuro de Cargos e Habilidades (GPEC) permite avaliar as competências em relação aos níveis exigidos e monitorar e consolidar talentos.
Processar revisões salariais
Após as entrevistas, alguns HRIS também permitem gerir o processo de revisão salarial: aumentos, bónus, bónus, etc. Os gestores podem apresentar propostas de aumentos (correlacionados com as avaliações) que serão posteriormente processados pela gestão e pelo RH. O HRIS permite, entre outras coisas, ao RH relacionar os vários pedidos de aumentos com o orçamento planeado e analisar a folha de pagamento.
Concluindo, hoje os recursos informáticos à disposição do RH, no que diz respeito à gestão da avaliação, oferecem inúmeras possibilidades para apoiá-lo na gestão do capital humano da sua empresa. E você, acha que tem as ferramentas de RH necessárias para a conclusão bem-sucedida de suas entrevistas anuais?
