Fazendo um sucesso de seu diário interno da empresa - Guia prático

Com o surgimento de novas tecnologias e o contexto às vezes delicado do mundo de hoje, comunicar-se com eficácia internamente tornou-se um elemento essencial e crucial Para uma empresa.

A implantação de tal ferramenta é uma abordagem cujo sucesso depende da forma como será implementada na vida da empresa e também das informações compartilhadas - linha editorial, conteúdo, layout, etc.

Navegação rápida

• Por que criar um diário interno?
• Como montar uma revista de negócios?
  • Construa a equipe editorial
  • Defina a meta
  • Defina a linha editorial da revista
  • Escolha o formato e o (s) meio (s) de distribuição
  • Quão rápido para publicar?
• Conteúdo do jornal da empresa

Comunique-se com todos os colaboradores da entidade e implemente um elo entre gestão e colaboradores… uma questão de comunicação interna otimizada graças a esta alavanca.

Por que criar um diário interno?

Os diários internos são instrumentos de comunicação que permitem, em particular, estabelecer uma certa coesão dentro da empresa e promover intercâmbios. Eles permitem estreitar o vínculo entre a gestão da empresa e seus colaboradores. Uma ligação que se estabelece através de um diálogo formal escrito em papel (digital ou físico). É, portanto, uma ferramenta emblemática para a gestão de recursos humanos.

Os objetivos desta ferramenta são numerosos:

• manter a imagem da marca da empresa,
• reter os funcionários,
• dar sentido as missões de cada um,
• melhorar a cultura corporativa , em particular fortalecendo o sentimento de pertencer a uma única e mesma entidade,
• assegurar quanto a uma situação tensa, uma mudança por vir (comunicação de crise),
• aprimorar e desenvolver potenciais e talentos ,
• compartilhar informações sobre a vida da empresa : novos mercados, etc.
• apresentar um novo funcionário ,
• informar sobre novos serviços disponibilizados aos colaboradores: creche, lavanderia, cursos diversos, etc.
• promover a atividade extra-empresa de um funcionário : compromisso com uma causa específica, performances esportivas, atividade artística, etc.
• permitir que um funcionário compartilhar sucesso pessoal ou profissional : diploma obtido em educação continuada, inovação, etc.

Hoje, consumimos informações de uma forma radicalmente diferente de alguns anos atrás. Portanto, é essencial para adapte o seu jornal interno às novas tendências para que seja lido pelo maior número de pessoas possível enquanto o integra harmoniosamente em sua estratégia de comunicação interna.

Como montar uma revista de negócios?

Se a criação de um jornal interno da empresa requer um mínimo de know-how (editorial, layout, gráfico, layout, impressão, distribuição, etc.), no entanto, o recurso a profissionais de comunicação não é sistemático . Certamente alguns de seus funcionários possuem esses talentos e terão prazer em desenvolvê-los ao se envolverem no projeto. Não hesite em fazer uma ligação geral antes de recorrer a uma agência de comunicação cujas tarifas podem ser muito altas dependendo de suas necessidades.

Os passos são clássicos e comuns a outras mídias, a saber: montar uma equipe responsável pelo projeto, definir o objetivo geral e o target de cada publicação, definir a linha editorial, desenhar a forma do conteúdo, selecionar os assuntos a serem tratar…

Construa a equipe editorial

Embora as equipes editoriais fossem compostas principalmente por membros do departamento de RH, agora estão abertas a todos os colaboradores voluntários das diversas áreas da empresa. Um corpo editorial formado por pessoas de diversas origens oferece uma ampla gama de assuntos a serem abordados, falando para um maior número de colaboradores. Além disso, isso induz uma melhor coesão em torno de um projeto comum e aumenta a motivação geral.

Idealmente, o Os departamentos de RH manterão a gestão da revista da empresa, a criação do conteúdo - e o departamento de Comunicação sua redação, bem como sua formalização . No caso de uma pequena empresa, geralmente é a administração que administra a revista. Nesse caso, é importante garantir que a revista não se torne apenas o porta-voz deste e / ou que a censura não reine suprema.

Também é possível terceirizar a redação do jornal para uma agência de comunicação.

A colaboração entre os diferentes atores da empresa é uma verdadeira garantia de sucesso para um jornal interno. Reúna e motive suas tropas a se envolverem no desenvolvimento desta revista a fim de maximizar o sucesso de sua comunicação interna por meio deste meio.

Defina a meta

Antes de embarcar na produção de textos versáteis, reserve um tempo, para cada questão, para definir precisamente o objetivo de sua postagem. Você quer :

• assegurar em tempos de estresse,
• federar em torno de um projeto de negócios global,
• prepare-se para uma mudança próximo,
• informar novos serviços,
• compartilhar um sucesso particular da empresa,
• permitir que um de seus funcionários compartilhe uma paixão profissional extra ,
• encorajar uma iniciativa de solidariedade,
• etc.

Isso dará aos editores uma direção adequada, um ângulo de abordagem adequado para o desenvolvimento dos artigos.

Defina o seu alvo

Uma empresa é composta por diferentes pessoas que atuam em diferentes níveis, nem todas com as mesmas expectativas e interesses. É crucial que o jornal da sua empresa não se destina a uma única categoria de funcionários . Todos devem encontrar sua conta.

Reserve um tempo para estudar seus leitores e os interesses de todos a fim de gerar interesse geral.

Defina a linha editorial

Geralmente podem ser discutidos todos os tipos de notícias da vida empresarial que possam interessar aos colaboradores: novos mercados, grandes projetos, personalidades que marcam a estrutura … Enfim, qualquer coisa que possa captar o leitor sem exigir uma comunicação diferente. Isto é atender às expectativas de seus leitores sob pena de perdê-lo.

Você também precisa encontrar um nome para o seu diário. Seja criativo respeitando a identidade da sua empresa. O nome deve ser curto e fácil de lembrar.

Formatos e mídia

Desde uma simples newsletter enviada por email a todos os colaboradores até um jornal mais extenso, com muitas notícias, distribuídas a todos e disponíveis na recepção da empresa, as possibilidades em termos de revistas internas são abundantes. Esta é uma oportunidade para destaque a criatividade e o talento de seus funcionários e trabalhe na imagem de sua empresa .

Desenvolva sua revista em um software como Indesign, Publisher, Canva, Scribus ou simplesmente word.

É aconselhável fazer um mock-up antes da distribuição para verificar se tudo está conforme, bem escrito e devidamente articulado. Também otimiza a paleta de cores para impressão, se necessário.

Os textos e visuais devem ser organizados de forma leve, as cores suficientemente vivas sem serem agressivas, a fonte legível e as roupas estruturadas.

Seja qual for o meio e o formato escolhido, você se certificará de respeitar o estatuto gráfico da empresa, bem como sua identidade visual. O jornal também deve ser consistente com a imagem e o espírito do seu negócio.

Opte por um transmissão de canal cruzado oferece a oportunidade de satisfazer a todos. Porque, se o digital tem prevalecido amplamente sobre a mídia física, esta continua interessante e não deve ser negligenciada.

Direitos de imagem e copyright

Se você usar fotos e / ou outros recursos visuais coletados aqui e ali, certifique-se de adquirir os direitos sobre eles. Da mesma forma, todas as pessoas que aparecem em seus visuais devem ter dado seu consentimento para distribuição (direitos de imagem). Idem para edifícios e outras construções.

Certifique-se também de que os textos produzidos não sejam provenientes de cópias de obras ou de plágio (direitos autorais).

Suporte de papel

Isto é' uma obrigação - irredutível, pode-se dizer - que não deve ser esquecida . O contato com o papel permanece incomparável. Folhear uma revista seria uma sensação calmante. As vantagens do jornal em papel são inúmeras: guardamos mais que um e-mail, pode ser consultado em qualquer lugar (inclusive onde a rede não passa). Além disso, é mais fácil reservar um jornal de papel para leitura posterior. A simples visão deste último lembrará o leitor de que continha um artigo interessante.

Quanto ao formato, pode escolher: flyer, brochura ou brochura, A4, A5, vertical ou horizontal, ou qualquer outra apresentação mais original. Uma vez escolhido o formato do seu jornal, use-o para cada distribuição para manter a consistência visual.

Quando se trata de impressão, você também tem uma escolha aqui. Você pode optar por gerenciar esta etapa internamente ou ligar para uma impressora. Em todos os casos, é preferível imprimir um número suficiente de cópias. Melhor planejar amplamente. Você sempre pode deixar alguns exemplares do seu diário interno na recepção, isso fortalecerá a imagem da empresa perante os visitantes.

Mídia eletrônica

Você enviará seu jornal eletrônico em pdf ou outro formato por e-mail, por meio de um aplicativo de leitura ou poderá ser visualizado online no site da empresa ou ainda por meio de uma Intranet ou CSR, por exemplo.

Preste atenção ao peso das imagens e demais recursos visuais, principalmente para não pesar no documento. O download ou a visualização seria mais lento e a leitura comprometida.

Vídeo

Se você já domina os códigos de produção de jornais filmados, como telejornais, curtas-metragens ou filmes de empresas, pode embarcar na criação de uma versão em vídeo que será colocada online através da mesma mídia de antes. Mais dinâmico, divertido e animado do que os suportes anteriores, esta abordagem requer habilidades especiais. bem como maior disponibilidade de trabalhadores.

Periodicidade

Diários da empresa são geralmente mensal . Distribuído junto com o recibo de vencimento dos funcionários. No entanto, dependendo do volume de informação publicada, pode-se optar pelo formato semanal ou trimestral - ou mesmo anual (este último terá menos impacto). Quanto maior for o seu negócio, maior será a probabilidade de o jornal conter informações. E, portanto, requerem uma disseminação mais frequente.

O principal é encontre o ritmo certo de publicação e siga-o para manter o interesse de seus leitores.

Conteúdo de um jornal interno

Fundo e forma

Cuide tanto do conteúdo quanto do formato de sua revista: textos bem escritos, relativamente curtos, ilustrados e organizados de forma harmoniosa e atrativa . Seu diário interno deve acima de tudo ser divertido, caso contrário não será lido. Varie os formatos dos visuais, brinque com as cores, os títulos, as inserções para facilitar a leitura.

Você pode se inspirar em jornais de empresas já folheados ou na imprensa clássica.

Não negligencie a etapa de revisão que visa verificar se tudo está correto e se os textos não contêm erros.

Quais informações compartilhar?

Um jornal interno, seja um simples boletim informativo ou uma revista real, tem a seguinte aparência - cada item sendo mais ou menos desenvolvido dependendo do formato adotado:

Edito

No jornalismo é escrito pelo editor - ou chefe do jornal - e serve como um convite. Apresenta o interesse da equipe editorial (ponto de vista não pessoal) sobre um dos principais temas da revista ao qual se relaciona e define o tom para o número. É uma troca entre a equipe editorial e os leitores.

Notícias breves - Notícias da empresa

Aqui serão divulgadas informações sobre a empresa: sucessos - mas também fracassos, projectos em curso, relocalização de um serviço, exploração do serviço de catering, novos colaboradores, reforma, promoção, serviços à disposição dos colaboradores, etc.

Essas informações devem acima de tudo coloque o lado humano em destaque .

Itens diversos e variados

Esses escritos escritos pela equipe editorial ou por pessoas "convidadas" ou voluntários podem abordar diversos assuntos, relacionados ou não à vida da empresa:

• artigos de especialistas : o ponto de vista de um especialista sobre um determinado tópico (sistemas de gestão, falar em público, aumentar a autoconfiança, etc.) ou apresentar uma conferência que provavelmente interessará aos funcionários, etc.
• artigos relacionados ao bem-estar no trabalho : afetam todos os funcionários e podem abordar temas como burnout ou gestão de riscos psicossociais, ou ainda fornecer ideias e exercícios para relaxar e aprender a administrar melhor seu tempo …
• informações sobre a vida local : espectáculos, conferências, novos espaços de restauração, novos serviços envolventes (limpeza a seco, creche, estacionamento, trânsito, etc.).

Vida social da empresa

Oferecer a todos os funcionários a possibilidade de se expressarem , seja por um de seus sucessos profissionais ou por uma causa que está ao seu coração, em outra paixão pessoal, um desafio desportivo, etc.

Divulgue aqui as novidades de quaisquer clubes empresariais, projetos humanitários, desafios desportivos e outros, organizados pela empresa, abertos a todos os colaboradores, mas com base no voluntariado.

Classificados: mantenha um espaço para que os funcionários possam se comunicar e compartilhar informações como aluguel por temporada, compra / venda de equipamentos, etc.