Como você pode simplesmente apresentar o propósito e o conteúdo de um projeto a todas as pessoas direta ou indiretamente envolvidas? A nota de enquadramento é uma ferramenta fundamental para apresentar um projeto em seus contornos gerais. Como escrever isso? O que contém?
O que é uma nota de enquadramento?
Este é o documento de referência no processo. Ele descreve os pontos importantes para saber sobre um projeto. Ele responde a perguntas QQOQCP:
- Q - o que : definição do projeto, escopo
- P - por que : objetivo do projeto, contexto da solicitação
- Q - Quem : partes afetadas, partes interessadas, gerente de projeto, equipe de projeto, usuários-chave
- O - Onde : local (a ser especificado se necessário)
- Q - quando : planejamento, datas importantes
- Como é isso : métodos, recursos, orçamento …
A nota de estrutura também é chamada de carta de contratação, nota de resumo ou mesmo nota de lançamento.
Para que serve este documento?
No ciclo de vida de um projeto, a nota de estrutura fica entre o estudo de oportunidade e o desenho das especificações. Este documento é útil de várias maneiras:
- um contrato entre o cliente (ou o cliente) e o gerente de projeto encarregado da obra. Ele define claramente as expectativas e as respostas.
- um documento de trabalho para validar os problemas, conteúdo, organização e resultados do projeto . Como tal, é um documento que evolui com trocas e novos parâmetros.
- Repositório ao qual as partes interessadas podem se referir em cada etapa do projeto.
A nota de estrutura é um documento sintético que contém todos os pontos essenciais relativos ao projeto. O caderno de encargos é um documento que formaliza um pedido a submeter à equipa que irá executar o projecto, seja interna ou externa. A nota de estrutura serve como base para o desenho das especificações.
Quem são os destinatários?
A lista é compartilhada entre os atores envolvidos na realização do projeto (líder e membros da equipe do projeto) e aqueles que devem ser informados (comitê diretivo, gestão, chefe dos departamentos afetados, etc.).
Como escrever uma nota conceitual?
O conteúdo de uma nota-quadro varia de acordo com a natureza do projeto, seu escopo, o setor de atividade, etc. Abaixo um modelo para uma nota conceitual para personalizar de acordo com suas necessidades:
-
definição de projeto
Este primeiro passo apresenta a natureza do projeto. Algumas linhas descrevem o que você precisa saber.
Exemplos de perguntas a se fazer:
- Sobre o que é isso ?
- O que o projeto contém?
- Qual é a ideia a desenvolver?
-
Origem do projeto / Contexto
Explicação dos elementos, fatos, situação (econômica, ambiental, etc.), etc. que levaram à realização deste projeto. Essa etapa ajuda a entender a gênese da demanda e seus desafios.
Essas informações conferem um colorido singular ao trabalho que se segue. Eles dão sentido à missão da equipe e permitem que todas as partes interessadas compartilhem o mesmo entendimento do projeto.
- O que justifica este projeto?
- Por que realizar este projeto? Por que isso é necessário?
- Qual será o seu impacto?
- Qual é o problema a ser resolvido?
- Que pontos precisam ser melhorados?
- Quais foram os elementos que acionaram a solicitação?
- O que caracteriza a situação?
-
os objetivos do projeto
Uma vez que o projeto e sua origem são definidos, é aconselhável especificar o que trará o projeto uma vez concluído. É uma questão de objetivos quantitativos (ganhos financeiros, produtividade, etc.) e também qualitativos (satisfação do funcionário, imagem da marca, etc.). Enquanto conhece a razão, mantenha o número de indicadores.
-
- Qual é o objetivo do projeto? Os objetivos?
- Quais são as expectativas?
- Quais são os objetivos?
- Quais são as entregas (produtos, documentos, etc.)?
- Quais são os indicadores de sucesso?
-
Escopo do projeto
Um projeto geralmente tem limites. É importante especificar quais: o que o projeto contém ou abrange - e o que não leva em consideração ou não aborda. Este é um esclarecimento importante. Esta é uma oportunidade para verificar se cada parte interessada realmente compartilha o mesmo escopo. Além disso, essas informações influenciam diretamente nos recursos humanos, materiais e financeiros mobilizados, nos métodos utilizados e nos prazos. Portanto, é essencial especificar a estrutura na qual o projeto irá evoluir.
- Quais são os limites do projeto?
- Quais departamentos / processos / funções / área geográfica / segmento de clientes / incluem ou excluem?
- Quais recursos são afetados?
- Quais são as prioridades?
- Quais são as outras áreas afetadas?
-
Restrições
Restrições internas e externas podem surgir e devem ser levadas em consideração pelo gerente de projeto. Pode ser uma questão de limitações de pessoal, recursos, tempo, resultados, etc.
-
Atores
Identificar os atores permite saber não só quem faz o quê, quem é responsável por quê, mas também quem deve ser informado de quê. Assim, todos os interessados conhecem o papel e a responsabilidade de cada um (ver matriz RACI). Uma grande ajuda para interações eficazes.
- Quem são os membros da equipe do projeto?
- Quem é o responsável por cada área?
- Quem participa das reuniões de direção?
- Quem são as outras partes interessadas?
- Quem são os especialistas?
- Quem são os principais usuários?
- Quem valida os resultados?
-
Macro de cronograma
Ele posiciona no tempo as principais etapas (por exemplo, pré-estudo, estudo detalhado, prototipagem, etc.) da abordagem implementada. O macro planejamento tem um duplo interesse: fixar um horizonte de tempo e dar uma visão do andamento das operações.
- Quais são os marcos e datas importantes?
- Quais são os principais marcos?
- Quais são os principais prazos?
- Quando o projeto deve começar?
- Quando deve terminar o mais tardar?
-
Recursos
- Recursos Humanos : recursos internos e externos necessários.
- Meios materiais : máquinas, ferramentas, salas de reuniões …
- Recursos financeiros : precisão da dotação orçamentária destinada à realização do projeto. Especifique a parte dedicada a cada fase identificada no macro-planejamento.
-
Comunicação
Descreva quem comunica quando, bem como os meios usados. Os detalhes serão especificados no plano de comunicação do projeto.
-
Riscos
Qualquer projeto tem riscos: prazos muito (muito) otimistas, habilidades insuficientes, relações pessoais complicadas entre certos funcionários, etc.
- Quais são os riscos?
- Quais são os pontos fracos? Vulnerabilidade?
- Quais são as restrições?
- O que acontece em caso de …?
Se esta informação for importante, pode ser especificado o local onde o projeto será realizado.
Este arquivo é referenciado em: Estrutura do projeto
