Esta última etapa do processo de tomada de decisão é crucial. Na verdade, uma vez tomada a decisão, é hora de uma ação concreta! Se o gestor é, em última instância, quem decide e seus funcionários devem implementar as decisões tomadas, a aplicação nem sempre é fácil.
Prepare-se para a aplicação de uma decisão
Uma decisão foi tomada. Agora é a hora de aplicá-lo de acordo com o plano de ação definido.
Normalmente não há problema - ou muito pouco - se todos os funcionários estiveram envolvidos no processo de tomada de decisão e totalmente - ou quase - compraram o que foi decidido. Em suma, se a implementação da decisão foi cuidadosamente preparada a montante.
O bom gerente terá então pensado sobre:
- compartilhe sua visão,
- organizar o trabalho de forma eficiente,
- distribuir funções e missões de forma relevante,
- definir metas individuais e coletivas,
- apoiar seus funcionários na mudança,
- etc.
As coisas ficam difíceis quando este não é o caso e os funcionários são bastante resistentes à referida decisão - e à mudança resultante. Essas resistências podem ter várias origens:
- decisão tomada sem seu conhecimento,
- não consideração pelo gerente de perguntas, comentários, relutância de seus funcionários,
- processo pouco ou mal explicado,
- medos sobre a mudança,
- sem suporte para o gerente durante todo o processo,
- etc.
Essa resistência pode ter consequências mais ou menos prejudiciais para a equipe, ou mesmo para a empresa:
- bloqueios na implementação da decisão pelos funcionários,
- sabotagem de projeto,
- desaceleração no andamento do projeto,
- ambiente de trabalho nocivo,
- saída de alguns funcionários,
- falha em implementar a decisão,
- má imagem corporativa
- perda de novos mercados …
Qualquer aplicação de qualquer decisão tem inevitavelmente repercussões em diferentes níveis, direta ou indiretamente ligados a essa decisão. Portanto, é fundamental que o gestor prepare adequadamente a aplicação das decisões tomadas para melhor administrar essa mudança, seja ela menor ou maior para sua equipe.
As diferentes fases do processo de aplicação de uma decisão
Prepare-se para a mudança
Contentar-se em implementar sua decisão sem levar em consideração as consequências direta ou indiretamente induzidas por ela levaria o gerente direto para a parede.
Na verdade, uma decisão pode exigir a tomada de outras decisões, levar à implementação de soluções alternativas, impactar outras equipes ou encontrar resistências que ninguém suspeitaria.
É aconselhável fazer esta reflexão a montante da aplicação e preparar-se para a mudança desde o processo de tomada de decisão.
Apresentar o plano de ação
Trata-se de passar à fase operacional, da ideia ao concreto. O papel do gestor aqui é adotar a postura gerencial correta e informar seus funcionários sobre a decisão tomada, as diferentes ações a serem tomadas, as diferentes etapas necessárias para a implementação da referida decisão: o que será feito, quando, por quem, por que, como, com que meios.
A ideia aqui é que todos integrem totalmente o que precisa ser feito, bem como o papel que terão que desempenhar neste projeto / mudança.
É, portanto, oportuno que o gestor analise adequadamente com antecedência a personalidade de cada um de seus interlocutores, a fim de adaptar seu modo de comunicação e, assim, colocar todas as chances a seu lado no que diz respeito a esta apresentação. Fornece suporte escrito para acompanhar a apresentação oral, bem como recursos visuais para envolver todos os tipos de personalidades.
Responda a perguntas e objeções
O diálogo é essencial. O gestor, neste contexto, deve estimular seus colaboradores a fazerem perguntas, compartilharem seus medos e hesitações, darem suas opiniões, expressarem seus sentimentos.
É essencial que o gerente ouça as preocupações de seus funcionários e responda a elas de maneira tranqüilizadora …
Envolva os protagonistas
Quanto mais o gerente envolve seus funcionários na implementação de sua decisão, mais eles ficam motivados para o sucesso do projeto. O ideal é que o gerente tenha o cuidado de incluir seus funcionários na execução do plano de ação.
Monitore o progresso e cumpra os prazos
Para que a decisão seja aplicada corretamente e seja bem-sucedida, o gerente deve monitorar regularmente o progresso de todos, garantir que os prazos sejam cumpridos, antecipar eventos imprevistos, etc.
Discuta sobre o processo
Este último ponto é frequentemente subestimado pelos gerentes. No entanto, um debriefing após a tomada de uma decisão - ou After Action Review em inglês - torna possível fazer um balanço de como as coisas foram realizadas e, assim, aprender para as próximas decisões.
Um debriefing pós-ação permite que você capitalize a experiência para melhorar continuamente e maximizar a coesão da equipe.
Habilidades gerenciais necessárias
Para fazer cumprir sua decisão, o gerente operacional deve ter certas qualidades gerenciais específicas.
Capacidade de se comunicar de forma eficaz
A comunicação gerencial é um pilar das práticas gerenciais. Permite ao gerente informar, compartilhar informações, definir tarefas com precisão, etc.
Como parte da implementação de uma decisão, uma boa comunicação envolve, entre outras coisas:
- adapte o seu modo de comunicação aos seus interlocutores: tom, vocabulário utilizado, recursos visuais relevantes, materiais escritos precisos, claros e concisos.
- dominar a linguagem não verbal para melhor transmitir as mensagens e garantir que estejam bem integradas, mas também para detectar qualquer relutância, mal-entendidos, etc.
- conduzir uma reunião: estilo de facilitação apropriado, formato de reunião adequado, agenda clara, objetivos específicos, etc.
Escuta activa
Parte integrante do papel do gestor, a escuta plena e ativa é essencial para ser ouvido.
A escuta ativa é:
- ouvir além das palavras, decodificar a linguagem não verbal, questionar, reformular para garantir que um elemento seja corretamente compreendido,
- coloque-se na posição de seus interlocutores para entender melhor suas reações e pontos de vista,
- mostre empatia e gentileza,
- interagir de forma inteligente,
- impulsionar a inteligência coletiva
Liderança e força de convicção
Um certo carisma é essencial para esperar o sucesso na implementação de suas decisões. O bom gerente irá, assim, garantir:
- ser um exemplo e uma força motriz para seus funcionários,
- seja assertivo e ao mesmo tempo flexível,
- ser capaz de convencer rapidamente,
- saber negociar, construir um consenso,
- explicar suas decisões …
Capacidade de apoiar a mudança
Conhecer e saber como gerenciar as diferentes etapas de uma mudança é um ativo essencial para o gerente operacional que deve, portanto, ser capaz de:
- analisar os impactos de uma decisão,
- examine as forças e freios presentes,
- estabelecer relações de causa e efeito para articular o plano de ação de forma eficaz,
- antecipar a resistência para melhor superá-la,
- tranquilize os funcionários
- motive sua equipe, enfatizando os pontos fortes da decisão, uma vez implementada,
- mostrar flexibilidade para avançar de forma construtiva e evitar apontar sua equipe …
Capacidade de gerenciar conflitos
Saber identificar o início de um conflito e agir desde as primeiras tensões é essencial para conduzir uma decisão ao sucesso. Portanto, é interessante para o gerente ser capaz de:
- decifrar o não-verbal para identificar as tensões não ditas, emergentes e outros sinais de resistência.
- analisar as questões: defender os interesses da equipe preservando o melhor interesse de cada funcionário.
- Acalmar as tensões desde o início para evitar que o ambiente se deteriore e afete negativamente a eficiência e produtividade da equipa.
- facilitar o diálogo: permitir que todos se expressem livremente, promover a tolerância, as diferenças de pontos de vista …
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