Anunciar más notícias, sejam elas quais forem, é um exercício perigoso para o gerente que pode se sentir muito desconfortável, especialmente quando precisa comunicar elementos que não subscreve totalmente.
Gestão e más notícias
A comunicação gerencial é uma arte que é fundamental dominar na hora de gerenciar uma equipe. Embora seja relativamente fácil se comunicar em tempos de paz e dar boas notícias, o exercício pode rapidamente se transformar em um pesadelo quando se trata de más notícias.
Às vezes preso entre uma pedra e um lugar duro, sua alta administração e seus funcionários, o gerente deve defender os interesses da empresa, mas também os de sua equipe. Ele pode sentir um forte sentimento de mal-estar com seus funcionários se tiver que anunciar uma notícia que não endossa totalmente, mesmo que compreenda os motivos subjacentes (cortes no orçamento, demissões, etc.).
A comunicação é parte integrante da postura gerencial. De facto, é dever do gestor assumir as suas responsabilidades e comunicar de forma construtiva com a sua equipa, nos bons e nos maus momentos. Eles podem assumir diferentes formas e vários graus de gravidade:
- cortes de orçamento
- resultados ruins
- não validação de um projeto
- não renovação de um contrato
- multas por atraso de pagamento no orçamento de um projeto
- recusa de aumento, promoção, transferência, férias pagas, etc.
- Aviso
- despedimento
Dependendo do contexto, da (s) personalidade (s) à frente, da própria essência da notícia e seu grau de importância, o gestor se assegurará de se comunicar de forma eficaz, tendo em mente que está falando com uma pessoa.
Portanto, será necessário ouvir, ter benevolência, bom senso e empatia!
Como você dá más notícias?
Não existe uma receita milagrosa para fazer tal anúncio e esperar que os funcionários em questão reajam como se nada tivesse acontecido. Dependendo do contexto e do grau de importância da notícia e se se trata de uma única pessoa ou de toda a equipe, o gestor terá que adequar sua intervenção.
No entanto, podemos definir uma estrutura comum para preparar e anunciar más notícias.
Prepare sua mensagem e intervenção
A primeira coisa a fazer antes de anunciar más notícias a um ou mais funcionários é entender todos os detalhes:
- Em que contexto foi tomada a decisão em relação a esta notícia?
- Porque ? Qual é a causa desta decisão? Quais eram as apostas?
- Quem decidiu? Quem foi consultado?
- Esta é a única decisão possível? Quais foram as outras possibilidades?
É imprescindível que o gestor disponha do tempo necessário para entender plenamente a notícia, caso esta não venha dele diretamente, para poder transmitir a informação de forma relevante e presumida e responder às dúvidas de seu interlocutor. .
Além disso, também é importante que o gestor estruture a forma como anuncia a notícia antes da reunião e se prepare para as diversas reações possíveis.
É oportuno para ele pensar o melhor ângulo de abordagem, encontrar as palavras certas para convocar, abordar, entregar, explicar e não machucar os colaboradores. Ele será capaz de pensar nas palavras de boas-vindas ao uso. Palavras que informarão os colaboradores desde o início da entrevista sobre o conteúdo do encontro. O objetivo é prepará-los o menos possível para o anúncio.
O gerente pode recorrer às suas capacidades de empatia e inteligência emocional. Ao tentar se colocar no lugar de seu colaborador - cujo funcionamento ele conhece, será mais fácil para ele encontrar as palavras certas.
Escolha a hora certa e o lugar certo
Para reduzir o impacto das más notícias, também é importante escolher o lugar certo - neutro e por curiosidade - e quando divulgá-lo. Também aqui, dependendo do contexto, do conteúdo e do número de pessoas envolvidas, o gestor irá optar pela solução mais adequada.
Porém, é oportuno não esperar. Assim que a decisão for tomada, é importante comunicá-la rapidamente. Quanto mais tempo o gerente demorar em dar as más notícias, mais difícil será para ele fazê-lo. Além disso, o funcionário não deve ouvir sobre isso por nenhum outro meio.
Seja direto e ao mesmo tempo diplomático
A forma como a má notícia será anunciada pelo gestor depende da reação de seus colaboradores. A comunicação - verbal e não verbal - assume toda a sua importância aqui, porque o mais leve gesto facial ou microexpressão contrária às palavras formuladas pode levar a um mal-entendido, a uma interpretação errônea da mensagem. O objetivo é eliminar qualquer ambigüidade ou dúvida quanto ao conteúdo da mensagem transmitida.
O gestor deve ser direto, claro, preciso, ao mesmo tempo em que se mantém diplomático e se preocupa com seu interlocutor. Ele deve ser genuíno e sincero, não exagerando ou aparentando ser um hipócrita. Más notícias são difíceis de digerir. Não há necessidade de adicionar mais palavras ou comportamentos que soariam falsos. Não há necessidade de falar da chuva ou do bom tempo ou de se desviar para outro assunto que não seja a notícia.
Encontre um equilíbrio entre uma postura fria, inexpressiva / impassível ao dar as más notícias e uma postura excessivamente compassiva.
Explicar
Transmita as notícias evitando rodeios, mas sim explicando com precisão e aderindo aos factos o porquê desta decisão, bem como o processo que a conduziu. Fornece elementos claros e precisos.
É importante que o colaborador em causa tenha a certeza de que esta decisão não foi tomada de ânimo leve ou por capricho do seu gestor, mas de forma justa, seguindo um protocolo precisamente definido no regulamento da empresa., Por exemplo.
O gestor pode assim explicar ao seu funcionário os motivos desta notícia, o processo seguido, as pessoas consultadas / envolvidas nesta tomada de decisão.
O gestor pode manifestar ao seu colaborador o seu desconforto perante a referida decisão se esta não vier integralmente dele e não aderir integralmente ao processo, mas guardará as suas críticas quanto ao protocolo ou à forma de fazer para sua hierarquia. O objetivo não é desacreditar ninguém em relação a outros colaboradores - o processo em vigor, a direção da empresa ou o colaborador em questão - e assumir as suas responsabilidades de gestor.
Tenha cuidado para não entrar em um debate sobre o mérito ou a natureza da decisão. Este último foi enterrado e não há dúvida de voltar aqui.
Para assumir suas responsabilidades
Este é o seguinte ponto: tome coragem com as duas mãos e assuma a decisão, seja ela própria ou não. O gerente, se possível, preferirá compartilhar as más notícias pessoalmente. Ele evitará enviá-lo por e-mail ou delegar essa delicada tarefa a terceiros.
Da mesma forma, não se esconda atrás de uma terceira pessoa, culpe os outros pela decisão. A postura gerencial implica saber se responsabilizar pelo que está acontecendo dentro de sua equipe e tomar as decisões corretas, sejam elas sinônimos de boas ou más notícias para a equipe.
Reações / emoções de boas-vindas
Uma vez anunciada a má notícia, há uma boa chance de os funcionários reagirem de uma forma ou de outra, com mais ou menos veemência. É importante que o gerente deixe seu (s) interlocutor (es) ouvir e reagir, dentro de limites razoáveis, é claro.
O gerente terá que ativar suas habilidades sociais, em particular:
- inteligência emocional: aceitar a reação às más notícias. É perfeitamente normal reagir a más notícias que você não esperava.
- empatia: colocar-se no lugar do (s) seu (s) interlocutor (es) permite ao gestor compreender melhor as reações do (s) seu (s) colaborador (es) e recebê-los melhor.
- escuta ativa: escuta integral das reações - linguagem verbal e não verbal - e responde às questões colocadas. Os funcionários afetados pelas más notícias devem / devem ser ouvidos e levados em consideração. Além disso, coletar feedback sobre sua maneira de fazer as coisas também pode ser construtivo para o gerente.
- benevolência: deixar tempo para os funcionários integrarem as notícias.
Seguindo em frente
Explique o que resultará da decisão:
- estágios após o anúncio das más notícias - em particular no contexto de uma demissão ou reestruturação …
- implementação de novas diretrizes ou alternativas anunciadas: mudança de software, modificação de procedimentos, etc.
- opções disponíveis para o (s) empregado (s) em questão - em particular durante uma compra, reestruturação, des / relocação, etc.
- mudanças na equipa: funcionamento, distribuição de tarefas, reestruturação, recrutamento de um novo colaborador, procura de novos fornecedores, procura de soluções alternativas menos dispendiosas, etc.
Seja construtivo
Quaisquer que sejam as novidades anunciadas, a equipe terá que seguir em frente. Portanto, é fundamental que o gestor já construa o pós-má notícia e apresente as ações / mudanças pós-má notícia.
Na verdade, quer se trate de um único funcionário ou de uma equipe inteira, é importante permanecer no curso e manter o moral e a eficácia das tropas e a coesão, da melhor forma.
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