Atrasos no trabalho ou nas reuniões são comuns, porém, é responsabilidade do gerente agir para que esse mau hábito não se intensifique e acabe prejudicando a eficácia de toda a equipe.
Funcionário atrasado, quando reagir?
Chaves perdidas, engarrafamentos, problemas no transporte público, mau tempo, conversa telefónica prolongada, urgência de tratar… Todos nos atrasámos um dia para o escritório ou para alguma reunião, apesar de toda a nossa boa vontade.
Diante de um funcionário que chega atrasado uma ou duas vezes, é importante que o gestor mostre compreensão e um mínimo de humanidade nesses momentos.
No entanto, se chegar atrasado se tornar um hábito, é hora de agir. Porque um retardatário pode ter certos impactos negativos em uma equipe, ou mesmo em toda a empresa:
- desorganização,
- diminuição da eficiência e produtividade,
- deterioração do ambiente de trabalho,
- tensões, conflitos dentro da equipe, do serviço,
- etc.
Como reagir?
Quando os atrasos se tornam regulares, mesmo diários, o gerente deve intervir antes que a situação escape completamente e as coisas piorem.
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Tenha uma política clara sobre atrasos
O primeiro passo é ter um discurso claro e estabelecido e uma política em relação aos atrasos. Se nada for estipulado em qualquer lugar, os funcionários podem tomar a liberdade - às vezes um prazer - de chegar quando quiserem. Ou pelo menos não se preocupando muito com a pontualidade em geral.
Acima de tudo, evitar atrasos inoportunos envolve liderar pelo exemplo. O gerente que deseja ver seus funcionários na hora certa no trabalho ou em uma reunião fará com que seja uma questão de honra ser ele mesmo pontual.
Além disso, a empresa deve ter comunicação clara sobre o assunto:
- exibir o horário geral de trabalho,
- estipular precisamente no contrato de trabalho dos funcionários os dias e horários de início e término do dia,
- indicar as penalidades em caso de descumprimento - injustificado - destes horários,
- especificar o procedimento a ser seguido em caso de atraso,
- explicar o controle de jornada de trabalho pela empresa, se for o caso.
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Deixe seu funcionário saber que você notou seus atrasos
É importante que o gerente deixe seus funcionários saberem que não está enganado e que percebe seus atrasos. Caso contrário, eles podem pensar que seus atrasos passam despercebidos ou são aceitos.
Para isso, não é necessário avisar o seu atraso a um funcionário assim que ele entrar pela porta. É melhor ser mais construtivo.
Por exemplo, cumprimentar todos os seus funcionários pela manhã é um hábito que permite ao gerente fazer um tour por suas tropas - e assim ficar sabendo de quaisquer faltas ou atrasos - e os funcionários estarem perfeitamente cientes de que seu gerente está ciente de suas faltas.
Outra dica é passar pela mesa do funcionário atrasado quando ele chegar. Assim, ele perceberá inconscientemente que seu gerente percebeu seu atraso e ficará mais atento a partir de então.
Em uma reunião, o simples fato de interromper sua intervenção até que o retardatário se acomode já é suficiente para indicar a este que seu comportamento não é adequado.
Normalmente, simplesmente informar um funcionário - de forma clara ou mais sutil - de que você percebeu um atraso, o que o leva a prestar mais atenção no futuro.
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Listar e analisar atrasos
Todos os atrasos não têm as mesmas causas, nem a mesma natureza, nem as mesmas consequências. Um funcionário que sempre chega 5 ou 10 minutos atrasado pela manhã, mas sai do escritório tão tarde - ou até significativamente mais - não é uma questão de estado, desde que não esteja em uma posição que requeira pontualidade impecável (atendimento ao cliente, recepção , loja, etc.).
Um funcionário em uma posição "solitária" pode se dar ao luxo de chegar atrasado de vez em quando se fizer seu trabalho de maneira adequada e sair regularmente do escritório mais tarde do que o esperado. Não tem impacto no trabalho dos outros. Por outro lado, um funcionário atrasado para uma reunião ou em missão em estreita colaboração com vários colegas não pode se atrasar regularmente. O trabalho coletivo seria muito interrompido.
Por isso, é imprescindível dar o passo atrás e analisar objetivamente os referidos atrasos para atuar de maneira adequada. Não é tanto o atraso em si que se deve considerar, mas mais as repercussões deste no trabalho coletivo, na equipe, no ambiente, etc.
Uma vez decidido que o atraso é realmente um problema, é uma boa prática que o gerente mantenha um registro dos vários atrasos observados. Este último constituirá um elemento concreto e indiscutível em caso de convocação do funcionário atrasado. Além disso, na eventualidade de repetidos atrasos prejudiciais à empresa, este registo servirá de base à decisão de aplicação de sanções.
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Marque uma entrevista com o ofensor reincidente
O próximo passo do gerente, uma vez registrados por escrito os atrasos de seu colaborador, é chamar o retardatário cara a cara para ter uma explicação com ele e reenquadrar seu comportamento. A entrevista ocorre, é claro, longe dos olhos e ouvidos dos outros funcionários.
Dependendo dos atrasos observados e suas consequências, a entrevista pode ser mais ou menos formal. O objetivo não é julgar a pessoa, mas sim o seu comportamento e agir de forma construtiva para que a mesma adote um comportamento mais adequado ou, se necessário, aplicar as sanções previstas no regulamento.
É preferível, tanto quanto possível e sempre dependendo da gravidade das repercussões, buscar entender o motivo do (s) atraso (s). O funcionário pode, momentaneamente, passar por momentos difíceis em sua vida pessoal que o induzam a esses atrasos. Nesse caso, a ideia é ajudá-lo a implantar ações para solucionar esses atrasos. Dependendo do contexto e das causas, essas ações podem ser múltiplas (revisão do horário de trabalho, fixação de dias de teletrabalho, adequação do horário do empregado, etc.).
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Estabeleça um plano de ação
A etapa final é:
- planeje junto com o retardatário as ações apropriadas para corrigir esse comportamento e evitar que aconteça novamente. Monitore e parabenize os esforços, analise as ações implementadas ou sancione se os atrasos persistirem.
- aplique as sanções apropriadas: advertência, etc.
Este arquivo é referenciado em: Ser um bom gerente: práticas e ferramentas - Reenquadrar um subordinado - Gerenciar personalidades difíceis
