Cada vez mais empresas estão experimentando trabalho remoto para determinados funcionários - às vezes para todos os seus funcionários. O abandono do modelo de ambiente de trabalho tradicional induz inevitavelmente a uma mudança nos métodos, métodos e processos habituais de gestão.
Gerenciar uma equipe virtual requer uma variedade de ferramentas e práticas gerenciais específicas.
Navegação rápida
- O que é uma equipe virtual?
- As 4 dimensões de uma equipe virtual
- As chaves para gerenciar essas equipes
- Dicas práticas para gerenciar funcionários dispersos geograficamente
O que é uma equipe "virtual"?
Em primeiro lugar, é interessante lembrar o que é uma equipe, seja ela virtual ou não. Uma equipe é um grupo de indivíduos trabalhando juntos na mesma direção. Só existe por meio de suas missões, seus projetos, seus objetivos coletivos. Todos se identificam como parte da mesma entidade. Todos atuam no interesse do grupo, sob a liderança de um gestor.
Uma equipe é dita "virtual" quando seus membros não trabalham todos fisicamente no mesmo lugar e ao mesmo tempo. É, portanto, uma questão de trabalhar juntos, mas separadamente. Juntos no sentido de que toda a equipe caminha na mesma direção, em direção ao mesmo objetivo. Separadamente, porque nem todos os funcionários compartilham o mesmo escritório, o mesmo ambiente, o mesmo horário de trabalho, etc. e na verdade não se encontram muito raramente.
Existem vários tipos de equipes chamadas "virtuais". Pode atuar em equipes cujos integrantes estejam todos na mesma área geográfica, mas trabalhem - em regime regular ou integral - em local que não seja a empresa. Alguns trabalham em casa, outros são fãs de centros de coworking, outros ainda viajam pelo planeta como parte de suas missões e se comunicam de seu local de trabalho atual. Às vezes, a equipe não tem um local de encontro fixo e permanente.
Com o advento das novas tecnologias, principalmente na comunicação, os colaboradores das equipes virtuais estão aprendendo a trabalhar juntos, mas sozinhos, em prol de um objetivo comum. Tempo, espaço e organização são redefinidos. Os vínculos entre os diferentes colaboradores de uma mesma equipe são fortalecidos graças aos novos modos de comunicação.
Compor e gerenciar uma equipe virtual tem, é claro, vantagens, mas também certos limites.
Vantagens
- Flexibilidade para os membros da equipe - melhor equilíbrio entre vida privada e profissional, organização do tempo de trabalho, organização das tarefas, etc.
- Custos reduzidos para a organização - infraestrutura, imóveis, equipamentos, volume de negócios, etc.
- Melhor produtividade - menos tempo de inatividade, melhor comunicação …
- Maior satisfação dos funcionários …
Limites
- Associação e identidade do grupo difícil de implementar,
- Coesão de grupo às vezes difícil de criar, difícil de instalar,
- Dificuldade em recrute os perfis certos , componha a equipe certa,
- Diferenças tecnológicas dependendo da localização dos funcionários, dificuldades de manutenção de TI, custos adicionais para os serviços configurados de acordo com as áreas geográficas, etc.
- Barreiras culturais, se houver,
- etc.
As 4 dimensões de uma equipe virtual
Jessica Lipnack e Jeffrey Stamps estabeleceram 4 dimensões que caracterizam uma equipe virtual:
- O objetivo da equipe : missões para cumprir uma meta e alcançar resultados. Isso se traduz no comprometimento, por meio das tarefas e missões diárias, de cada membro da equipe com o alcance de um objetivo comum. Este último é claramente definido, compartilhado e aceito por todos. Isso resulta em funções, responsabilidades e missões específicas para cada membro da equipe. Os objetivos são, portanto, individuais e interdependentes um do outro.
- Indivíduos : um líder / gerente, funcionários, 2 dimensões - interna e externa. Uma equipe virtual não é apenas um conjunto de tecnologias, cada uma mais desenvolvida que a outra. Os membros dessa equipe devem ser capazes de trabalhar em dois níveis: internamente (independentemente e com outros membros da equipe), mas também externamente (com parceiros fora da equipe - fornecedores, clientes, vários fornecedores, etc.).
- Links : interações, relacionamento interpessoal via meios de comunicação. Os membros da equipe são conectados por meio de diferentes ferramentas (e-mails, mensagens instantâneas, videoconferências, etc.) para poder interagir uns com os outros. Essas ferramentas permitem apagar a distância, facilitar o trabalho e a tomada de decisões. Os membros de uma equipe virtual constroem, assim, relações interpessoais sólidas e desenvolvem um clima de confiança mútua. Elementos fundamentais para eficiência e produtividade.
- Da temporalidade : uma agenda / calendário, projetos, um ciclo de vida da equipe. O gerente de uma equipe virtual não poderá reunir todos os seus integrantes ao mesmo tempo no mesmo local como faria com uma equipe clássica. Ele terá que lidar com as agendas e limitações de tempo de todos. Cada membro, por sua vez, deverá envidar os esforços necessários para se adaptar o melhor possível. O ideal é definir isso assim que a equipe se constituir para que possa vagar antes de encontrar sua velocidade de atuação.
Os segredos para gerenciar uma equipe virtual
Você não gerencia uma equipe virtual como gerencia uma equipe "clássica". Existem algumas regras a seguir.
Comunicar efetivamente
A comunicação é a base de qualquer relacionamento. Ao liderar uma equipe de colaboradores espalhados por diferentes lugares, é imprescindível a implantação de diversas ferramentas de comunicação com finalidades específicas:
- compartilhar informação formalmente todos os outros membros da equipe ou apenas alguns,
- conversar informalmente com os colegas, como faríamos em torno da máquina de café ou na esquina de um corredor - via Slack, por exemplo,
- troca em reunião ,
- transmitir um elemento essencial para toda a equipe,
- avançar em um projeto ,
- comunicar um item urgente diretamente para a pessoa certa,
- etc.
Assim, é fundamental definir claramente, desde o início, as utilizações de cada um dos meios de comunicação disponibilizados. Isso evita qualquer mal-entendido subsequente ou perda de tempo na organização. Além disso, contribui para um certo sentimento de pertença a um grupo. Cada membro da equipe sabe qual ferramenta usar, quando e com qual propósito.
Também é importante que todos os membros da equipe possam acessar todos os canais de comunicação configurados de forma rápida e intuitiva. Deve ser oferecido treinamento adequado a cada funcionário, seja feito in loco, por videochamada ou qualquer outro meio que permita ao participante se apropriar plena e imediatamente da ferramenta em questão.
Aviso : é fundamental garantir a segurança dos meios de comunicação, nomeadamente no que se refere ao intercâmbio de dados confidenciais.
Gerenciar projetos
Em particular, uma equipe é formada para realizar os projetos.
Para isso, é fundamental investir em ferramentas colaborativas , dedicado em particular à gestão de projetos, permitindo seguir prazos, partilhar informação, enviar notificações e alertas, acompanhar a evolução de todos, emitir uma revisão semanal ou mensal de seguimento listando tudo o que tem de ser feito, por quem e quando.
O uso de tais ferramentas não só melhora a produtividade, mas também promove a comunicação e o intercâmbio entre os diferentes membros da equipe. Estes podem, a qualquer momento, acompanhar o andamento de seus colegas, reunir as informações de que precisam, relatar seu próprio andamento, etc.
A gama de ferramentas de gerenciamento de projetos é ampla. Cada um escolherá a fórmula que melhor se adapta ao seu ramo de atividade, à organização e às necessidades da sua equipa.
Mobilize e motive as tropas
Para envolver e motivar seus funcionários espalhados por diferentes localizações geográficas, o gerente deve permitir o máximo de flexibilidade, autonomia e liberdade de ação. Essas equipes são particularmente eficazes em organizações liberadas, caracterizadas por um modo de operação que oferece grande parte da autogestão e da prestação de contas a seus funcionários.
Isso não significa que ele deva se contentar em acompanhar os projetos e seus colaboradores de longe, sem interagir com eles regularmente. Assim, é essencial para ele estimular uma dinâmica de grupo e manter uma certa emulação de, entre outros:
- compartilhe sua visão, dê sentido,
- relembrar os objetivos comuns,
- construir uma forte cultura corporativa / de equipe,
- reconhecer e valorizar o trabalho prestado,
- impulsionar os diversos canais de comunicação …
Dicas práticas para gerenciar uma equipe virtual no dia a dia
Para maximizar a produtividade e o sucesso de uma equipe de funcionários dispersos geograficamente, o gerente deve usar as ferramentas certas e usar os métodos de gestão certos, embora tenha um certo número de capacidades específicas. De ferramentas colaborativas a práticas-chave, aqui estão algumas idéias para gerenciar uma equipe virtual.
Recrute as pessoas certas
Reúna a equipe certa . Aquela que será formada por colaboradores capazes de trabalhar efetivamente à distância. Suficientemente autónomo, motivado, engenhoso, com boa capacidade de comunicação escrita e oral, sabendo gerir o seu tempo de forma eficiente. E principalmente em quem ter total confiança. A ideia não é que o gerente gaste seu tempo exigindo responsabilidade para garantir que o trabalho seja feito.
Ao recrutar estes colaboradores, o gestor deve, em particular, assegurar a sua capacidade de trabalhar em equipa virtual: à vontade com os meios de comunicação adoptados e implementados, desenvolto face a eventuais dificuldades ou problemas a resolver, mas capaz de pedir ajuda se necessário.
Crie uma relação de confiança com cada funcionário
A confiança é a base de qualquer relacionamento. Isso faz todo o sentido quando o gerente e seus colaboradores só se veem ocasionalmente.
É fundamental que o gestor crie e mantenha um vínculo especial com cada membro da equipe virtual:
- comunique-se individualmente e regularmente com todos,
- entre em contato com cada funcionário regularmente para fazer um balanço dos projetos e atribuições atuais, mas também para trocar de forma mais informal,
- oferecer videochamadas regulares para humanizar o relacionamento,
- dê e peça feedback,
- etc.
Crie um estatuto de equipe virtual
Estabeleça um documento que defina claramente a equipe e suas regras operacionais:
- propósito do grupo,
- definição de equipe virtual ,
- apresentação dos membros : identidade, funções, responsabilidades, detalhes de contato, local de residência, etc.
- regras de operação : organização do trabalho, processo de comunicação, processo de compartilhamento de informações e gerenciamento de projetos, planejamento de reuniões formais e informais, etc.
- definição de metas : meios disponibilizados, resultados esperados, indicadores utilizados, etc.
Este documento também pode servir de suporte para qualquer novato na equipe.
Defina processos de trabalho que sejam padronizados e flexíveis
Ferramentas, organização do trabalho, processo, comunicação, equipamentos e, por vezes, mobiliário e ambiente de trabalho são elementos que podem ser impostos aos colaboradores. Por um lado, para facilitar o trabalho e as trocas. Por outro lado, para alimentar o sentimento de pertencer a um mesmo grupo.
A padronização, ao mesmo tempo que deixa autonomia e liberdade suficientes para os funcionários, é uma garantia de confiança e consistência. Todos estão sujeitos às mesmas regras.
Esta consistência do gestor para com todos os membros da sua equipa permite uma maior eficiência e evita mal-entendidos e outros factores desmotivadores.
Definir intervalos de tempo de conexão
Certifique-se de que entre os horários de trabalho dos colaboradores coincidem determinados horários, nomeadamente quando os membros da equipa trabalham em locais com diferentes fusos horários. O gerente pode usar esses momentos para organizar trocas entre todos os membros do grupo e / ou para se comunicar com toda a equipe.
É recomendado para ter a maioria dos funcionários trabalhando simultaneamente em um intervalo de 3 a 4 horas por dia pelo menos. Mesmo que nenhuma troca particular seja necessária, este princípio torna possível definir uma certa participação no mesmo grupo. Os funcionários se sentem menos isolados e podem interagir se necessário.
Além disso, permite resoluções de problemas mais rápidas e eficientes, se necessário.
Construir uma identidade de equipe
Organize eventos regulares de construção de equipes onde todos os membros da equipe virtual estarão fisicamente presentes. Se isso não for possível por qualquer motivo, organize desafios ou videochamadas totalmente informais durante as quais os membros da equipe podem se conhecer melhor. Pode ser interessante planejar trocas regulares fora do trabalho.
- Crie um espaço de trabalho idêntico para todos (hardware, software, aplicativos, etc.),
- Envolva os funcionários tanto quanto possível na definição dos vários protocolos
Crie uma máquina de café virtual
No escritório, são muitas as oportunidades para discutir e conhecer melhor os seus colegas, construir sólidas relações de trabalho: cumprimentos, intervalos, máquina de café, reuniões, festas de aniversário, etc. Quando a equipe está dispersa geograficamente, é fundamental criar oportunidades para fazer o mesmo apesar da distância.
As mensagens instantâneas, acessíveis a qualquer momento e por todos os membros da equipa, podem permitir trocas não profissionais e profissionais, mantendo o mesmo tom "ligeiro" que usaríamos se partilhássemos o mesmo escritório. Os colaboradores poderão, por exemplo, comemorar aniversários ou qualquer outra data importante dos colegas, partilhar os seus planos para o fim-de-semana ou até partilhar as suas experiências / descobertas / hobbies.
Incentive o contato pessoal e as trocas interpessoais entre os membros da equipe.
Reconhecer e recompensar o trabalho realizado
Para manter a motivação e o comprometimento, recompense o bom trabalho. Pode ser oportuno definir desafios que, se vencidos, darão lugar a uma recompensa: realizar um determinado número de projetos, atingir um volume de negócios definido, validar novas competências, adquirir novos conhecimentos, etc. Essas recompensas podem ser de diferentes tipos: bônus, novas responsabilidades, convites para um evento específico, presentes, etc.
Tal abordagem não só permite que a motivação seja mantida em alto nível, mas também permite que cada funcionário se sinta parte de uma verdadeira equipe.
- Defina metas SMART,
- Promova o papel de todos dentro do grupo,
- Comemore os sucessos,
- etc.
Este arquivo é referenciado em: Ser um bom gerente: práticas e ferramentas - Como gerenciar uma equipe?
