Entre as ferramentas para facilitar reuniões, o flipchart tradicionalmente ocupa um lugar de destaque. Ao contrário do quadro branco, este é feito de páginas de papel de grande formato que podem ser destacadas.
Possibilita potencializar as trocas ao trazer uma dimensão visual.
Por que e como usar esta ferramenta quando conduzindo uma reunião ?
Isso é o que veremos neste arquivo de método.
As contribuições de um "flip chart"?
Para o grupo
Esta ferramenta permite, entre outras coisas:
coletar ideias e mantenha-os em mente
lembre o propósito da reunião ser capaz de consultá-lo regularmente
observe as perguntas e pontos a serem abordados mais tarde na reunião
explicar pontos particulares usando gráficos
Nota informação importante
registre o acordes
Para o facilitador
fortalecer seu crédito participando na construção da sua liderança e da sua credibilidade graças a uma animação mais viva e interativa.
abaixe seu nível de estresse permitindo ocupar seu corpo de outra forma que não permanecendo imóvel na frente da assembléia, e assim reduzindo o medo do palco. O olhar da assembléia não está mais voltado apenas para o facilitador, mas também para a mesa.
mantenha o controle de pontos importantes para resumir no final da reunião e escrever o relatório final
Boas práticas a seguir
Dicas para o facilitador
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Escreva em letras grandes
Lembre-se que os interlocutores são colocados longe do tabuleiro. Para que possam ler o que está escrito, o tamanho dos caracteres deve ser adaptado. Para maior legibilidade, não hesite em escrever em maiúsculas. Outra vantagem de escrever grande é evitar um erro que acontece rapidamente: a substituição. Apenas o essencial deve ser observado.
Fique na frente do público sem esconder a pintura
O ponto forte do flipchart é criar uma dinâmica nas trocas. O anfitrião deve manter constantemente esse fio entre ele e seu público. Para escrever, ele deve se posicionar de lado, depois se afastar para que todos possam ver. Este conselho parece óbvio, mas durante os debates é muito fácil esconder parte da imagem.
Use marcadores multicoloridos para categorizar visualmente as informações
As cores trazem uma nova dimensão à informação. É imprescindível não se privar disso e saber interpretá-lo com relevância. Por exemplo: urgência e importância em vermelho, um 'vá' em verde, etc.
Usando gráficos e diagramas
O impacto na compreensão e memorização de uma representação gráfica é inegável. Mais uma vez, não há necessidade de sobrecarregar as folhas. Gráficos claros com cores cuidadosamente escolhidas irão aprimorar a informação transmitida. Também é possível brincar com o tamanho das linhas, as formas utilizadas… resumindo: dê relevo!
Conclusão
Bem usado, o flipchart é um meio muito eficaz para conduzir uma reunião. Será particularmente assim no contexto de oficinas onde a interatividade entre os participantes e o facilitador é essencial.
Este arquivo é referenciado em: Reunião comercial - Organize e conduza uma reunião de forma eficiente
