✅ A empresa libertada ao teste da realidade

Um desejo de crescer de forma diferente, como uma faísca

A Agesys é uma empresa de serviços digitais com cerca de sessenta pessoas, com sede em Noyon, no Hauts-de-France. Temos um volume de negócios de cerca de 6 milhões de euros e este ano celebramos o nosso 20º aniversário. Somos especialistas em tecnologia da informação e plataformas colaborativas Microsoft. Nossas equipes estão a serviço de médias e grandes contas. Nosso slogan: “Una os homens, sirva a ousadia de seus projetos”!

Assumei a empresa em 2009, quando éramos cerca de vinte pessoas, e decidi fazê-la crescer de forma diferente de 2012. Queria orientar a minha empresa para novas formas de organização e gestão: a empresa democrática, horizontal, empoderadora, liberada; em outras palavras, eu queria colocar as pessoas de volta no centro de minhas preocupações e da estratégia de Agesys.

Essa centelha e o desejo de fazer o negócio crescer de maneira diferente foram motivados por três fatores. O primeiro é o gosto pessoal pela liberdade: liberdade é algo ótimo e quero compartilhá-la com quem está ao meu redor em geral, mas também com meus colegas. A segunda é também uma convicção pessoal, "colocar a economia a serviço do homem": estamos em um mundo onde a economia é importante, mas reorientar essa economia em torno das pessoas faz muito sentido para nós. Por fim, a última motivação foi redescobrir o “espírito de startup”: à medida que crescíamos, nos organizamos como uma empresa tradicional e percebi que estávamos perdendo em agilidade, envolvimento e prazer em trabalhar, principalmente para os recém-chegados. Quis, portanto, redescobrir o espírito de startup dos nossos primórdios para que cada colaborador tenha esta liberdade de agir, este prazer de trabalhar e esta alegria do sucesso.

Valores e princípios de ação como sementes para seguir em frente

Quando a transformação começou em 2012, o objetivo não era revolucionar tudo da noite para o dia. O negócio estava indo bem, então não havia razão para querer virar tudo de repente. Inicialmente, o desejo era mudar a forma como lidamos com novos programas, sem tocar no existente.

Em primeiro lugar, queríamos basear-nos nos valores que havíamos desenvolvido ao longo dos anos e que correspondiam ao espírito da empresa. Costumávamos falar sobre o "estado de espírito da Idade Média" naquela época, e isso combinava com nossas crenças, nossos comportamentos, nossas atitudes, mais ou menos, nosso DNA. Embora não tenha sido formalizado e os colaboradores tenham um pouco de dificuldade em colocar palavras quando solicitados a descrevê-lo, esse estado de espírito existia! Correspondeu aos nossos valores intrínsecos e serviu de terreno fértil para começarmos a seguir em frente. Foi muito mais tarde que trouxemos esse estado de espírito em valores explícitos.

A segunda coisa importante para começar foi começar a agir com base em princípios de ação para desenvolver nosso novo modelo. Aqui estão alguns :

Dê pequenos passos : O objetivo era dar pequenos passos e não construir um grande projeto global. Portanto, começamos com a capacitação e o envolvimento dos funcionários nos novos programas. Isso permitiu que todos descobrissem e entendessem os princípios operacionais da autonomia em áreas limitadas. Com o tempo, conseguimos implantá-los no restante da organização.
Co-construir com todos : o objetivo era envolver todos os colaboradores na construção dos empreendimentos, de forma voluntária. Todos deveriam ter sua chance, se desejassem, desde que estivessem motivados e interessados.
A liberdade de escolha para todos : outro princípio era dar aos funcionários liberdade de escolha, quando possível, é claro. Todos tinham que ter o seu lugar e, portanto, era preciso levar em conta as preferências e motivações individuais priorizando a equidade em detrimento da igualdade.
Trazendo conhecimento : A co-construção requer conhecimentos sobre os temas e por isso era fundamental que os grupos de trabalho e colaboradores pudessem progredir através de formação, assistência externa ou consulta de especialistas nas áreas em que trabalhavam.
Abertura e transparência : o último princípio de ação foi permanecer aberto ao exterior e inclusivo com os recém-chegados, compartilhando conhecimento interna e externamente por meio de comunicações e intercâmbios regulares.

O primeiro grupo de trabalho estabelecido neste modo de operação foi o grupo “Trabalho remoto”. Criado de forma voluntária, o grupo aliou-se à ARACT (Associação Regional para a Melhoria das Condições de Trabalho) com o desejo de oferecer aos colaboradores que desejassem trabalhar onde desejassem!

Pilares fundamentais para nutrir o meio ambiente

Na segunda grande fase de generalização, o objetivo era trabalhar o desenvolvimento dos colaboradores, fonte de atuação da empresa. Sabemos por nós mesmos, quando nos sentimos bem no trabalho e temos autonomia para trabalhar, com respeito e reciprocidade, damos o melhor de nós mesmos e temos um desempenho geral melhor.

Para que todos os funcionários possam florescer no trabalho, o princípio tem sido criar um contexto suficientemente rico e diversificado para que todos possam vir e encontrar suas próprias fontes de motivação. Essa abordagem permitiu que nos afastássemos das motivações tradicionais da cenoura e do bastão para irmos em direção a formas de motivação mais saudáveis e intrínsecas. Para alimentar esse contexto favorável ao desenvolvimento de todos, trabalhamos em torno de três pilares fundamentais:

O objetivo: unir-se em torno de um projeto comum! Acreditar no que você faz, entender por que o faz e encontrar um significado pessoal nisso é um fator real de comprometimento. Portanto, pedimos às equipes que definissem a visão corporativa e formalizassem os valores comuns que correspondiam à mentalidade da Agesys. Este projeto contou com o apoio conjunto do nosso RH e do nosso representante da equipe.
Maestria: fazer crescer os colaboradores para fazer a empresa crescer! O know-how e o aumento das competências dos nossos negócios dizem respeito ao segundo pilar que desenvolvemos. Todos nós temos em mente o mestre artesão luthier orgulhoso de sua profissão. Deixe-nos orgulhar nossos funcionários de sua profissão, treinando-os e apoiando-os.
Autonomia: ser um jogador pleno da sociedade! Pela Por natureza, as pessoas odeiam ser controladas e dar aos funcionários a oportunidade de serem independentes, levando em consideração seu nível de maturidade e seus desejos, é uma fonte real de motivação e realização.

Aqui estão alguns exemplos de programas emblemáticos que estabelecemos em torno desses três pilares fundamentais:

Uma organização em células : desenvolvemos a organização celular, que iniciamos durante a primeira fase com os grupos de trabalho. Hoje, toda a empresa está organizada em células, e cada célula é autônoma e interdependente. Também temos, como em qualquer sistema equilibrado, uma célula reguladora que é o "codir" para nós.
Um codir aberto e transparente : com o objetivo de transparência e coconstrução, abrimos um espaço de codificação para os colaboradores. A cada mês e de forma voluntária, um colaborador faz parte do codir com os mesmos direitos dos membros efetivos. Ao final do codir, sintetizamos os assuntos que foram discutidos em um pequeno vídeo de 3 a 5 minutos, o “codir expresso”, que publicamos em nossa Web TV, saindo de cada um gosto e comente se desejar.
Despacialização : trabalhamos por um ano e meio em nosso programa de trabalho remoto, com o objetivo de poder trabalhar de qualquer lugar da mesma maneira. Portanto, repensamos a organização, a gestão e as ferramentas para tornar isso possível, e nossa antiga sede se tornou um local de trabalho como qualquer outro. O cerne deste projeto tem sido a liberdade de escolha dos colaboradores, podendo assim escolher os ritmos, a frequência e os locais onde trabalham, de acordo com os seus desejos e modulando como quiserem. Também tem sido feito um trabalho importante para manter e desenvolver ligações apesar da distância com, por exemplo, pontos de encontro semanais obrigatórios.
Agesys Academy : a gestão da informação, a capitalização do conhecimento e a transmissão do conhecimento são um dos eixos principais do nosso programa. Alocamos em média 7% da folha de pagamento a cada ano para treinamento, e montamos uma academia interna para ser mais relevante e eficiente em nossos métodos de aprendizagem.
Uma verdadeira política de reconhecimento : o reconhecimento é um ponto importante nas empresas que corresponde às necessidades humanas essenciais. Formamos, assim, um grupo representativo da empresa para trabalhar o reconhecimento: um sistema saudável, simples, horizontal, com programas que visam ampliar a autonomia e não impulsionar o hiper desempenho.

Torne-se artesãos de inovação gerencial para apoiar a mudança

Em primeiro lugar, gostaria de salientar que nunca nos consideramos aprendizes de feiticeiro. Claro, temos feito experiências, porque nestes campos tão novos, infelizmente, há poucas referências, mas temos avançado na reflexão, na abertura, no encontro e no apoio de especialistas em diferentes campos. Nos vemos como artesãos da inovação gerencial, desenvolvendo nosso know-how com paixão, maestria e, acima de tudo, muito trabalho.

Diga-se, desde o início, decidi liberar minha empresa com os executivos e gerentes. É claro que teríamos que nos questionar e revisar certos princípios operacionais, mas fazer isso com eles era importante para mim. Em primeiro lugar por respeito, já que haviam acompanhado o crescimento de Agesys até então; mas também porque sabia que seriam os retransmissores e os vetores certos para nutrir o contexto e ajudar as equipes a progredir.

Portanto, transformamos nossa gestão da fase de generalização e refinamos nosso modelo ao longo do tempo. Hoje temos três tipos de gestão na Agesys, que traduzem a força do nosso modelo e a liberdade de ação que queremos para o maior número de pessoas.

Gerenciamento pessoal : o colaborador é o seu próprio gestor, pessoa autônoma e responsável. Ele é um ator em sua carreira e um condutor de sua evolução. Ele é responsável por si mesmo, autônomo na ação, no seu trabalho e no seu cargo.
Gestão operacional : agora está organizado em células independentes e interdependentes. Cada célula co-escolhe um capitão por um determinado período de tempo, que se torna o facilitador e referente operacional no campo de atuação relacionado à célula, estando focado no trabalho e na atividade. O capitão é, portanto, o gestor operacional dos membros do grupo no âmbito de ação da célula. Os funcionários que participam de várias unidades, portanto, referem-se a tantos gerentes operacionais.
Gestão de relacionamento : o coordenador do relacionamento está centrado no indivíduo, na pessoa. Ele apóia o funcionário para ajudá-lo a gerenciar seu progresso. Ele é legalmente o superior hierárquico, ainda que seja a dimensão humana e o bem-estar do funcionário as suas prioridades. O colaborador é, portanto, orientado por seu coordenador de relacionamento, que o apoia em sua carreira e em sua progressão, atento às suas motivações. É o funcionário quem escolhe o seu coordenador e ele pode trocá-lo todos os anos se quiser.

Digital como ferramenta catalisadora

A transformação da organização e da gestão exige uma transformação digital para alinhar as ferramentas digitais aos comportamentos e princípios de ação organizacionais. Existem cinco níveis de maturidade digital nas empresas: Essencial, Oportunista, Estratégico, Colaborativo e Disruptivo. A empresa liberada exige passar pelos dois últimos níveis, ou seja, Informação 3.0.

Informação colaborativa (nível de maturidade colaborativa): todas as informações são gerenciadas por meio de uma plataforma colaborativa que gradualmente substituiu os servidores de arquivos e sistemas de mensagens que se tornaram ineficientes. As informações são capitalizadas e organizadas pelos próprios funcionários que gerenciam um sistema de notificação para informar as mudanças de forma inteligente e direcionada. As trocas são realizadas por meio de uma rede social corporativa segura. Este nível de maturidade digital permite coconstruir informação de forma eficaz, capitalizar o conhecimento, transmitir o conhecimento digitalmente e ter a possibilidade de trabalhar a partir de qualquer lugar.
Informação divulgada (nível de maturidade disruptivo): todas as informações são construídas dinamicamente com os funcionários, acessíveis remotamente ou hospedadas no computação em nuvem de forma segura. Inclui, por exemplo, ferramentas de gerenciamento de comunidade, páginas pessoais, compartilhamento de streaming de vídeo com sistemas de classificação interativos. Aproveitamos ao máximo a tecnologia digital e as novas formas de organização, permitindo que todos ajam e interajam em todos os níveis da empresa.

No nosso modo de organização, consideramos a tecnologia digital um vetor de competitividade e um elemento de diferenciação. É a espinha dorsal do nosso estilo de gestão e permite-nos desenvolver com eficácia o nosso modelo horizontal.

Dificuldades e erros de aprendizagem

O caminho para a liberação não parece uma longa linha reta no mundo dos Ursinhos Carinhosos. Induz uma mudança de mentalidade em todos os níveis, respeitando as diferenças entre os indivíduos, e requer paciência e tolerância. Existem, como em qualquer projeto de transformação, dificuldades e pontos aos quais devemos estar atentos. Aqui estão algumas armadilhas a evitar:

Não ter projeto próprio : o projeto empresarial depende da sua cultura, dos seus valores e das pessoas que o compõem, não existe uma meta única ou um caminho simples para lá chegar, por isso é importante ter o seu próprio projeto, envolvendo o coletivo. Os objetivos e ações devem, portanto, ser gerenciados por um grupo interno à empresa e não ditados por stakeholders externos ou copiando o que é feito em outro lugar.
Quer ir muito rápido : mudar a mentalidade significa ter novos benchmarks e novos benchmarks. Os funcionários possuem diferentes níveis de maturidade e diferentes personalidades.Você não deve querer configurar muitas coisas rapidamente, sob o risco de criar uma ruptura entre aqueles que mudaram para o novo modo e os outros. Embora você tenha que admitir que sempre haverá diferenças de maturidade, é melhor ir mais devagar e fazer com que todos participem do que o contrário.
Ficar impaciente : desde o momento em que começamos a trabalhar no modelo e os primeiros sinais visíveis de mudança de comportamento entre os funcionários, demoramos mais de um ano. Isso é o que chamamos de selo de credibilidade. Este é um momento frustrante, pois muito esforço é colocado nele e sentimos que nada está acontecendo. Os funcionários precisam de sinais fortes e realmente acreditam no projeto antes de mudar seu comportamento. É importante estar ciente disso para não desanimar.
Impor liberação : quando acreditamos em algo, a tentação de impor nossas ideias às vezes é grande, mas como diz o ditado: "O inferno está cheio de boas intenções". Por isso, é importante fazer avançar o nosso projeto de forma harmoniosa, com respeito por todos e sem querer impor autonomia, progressão ou libertação. A liberdade de escolha deve ser a espinha dorsal da transformação, e ninguém deve ser deixado à margem do caminho. Estimamos o número de pessoas admitidas na Agesys em 65% e isso nos convém bem, porque não estabelecemos uma meta, muito menos atingir os 100%!
Querendo muita transparência : a transparência é um ponto fundamental do nosso sistema porque, para ser autônomo e responsável, os colaboradores devem estar informados. Diretamente associado à transparência está o conhecimento e o amadurecimento nas informações que são comunicadas, pois, caso contrário, as informações veiculadas podem ser mal interpretadas. Portanto, é necessário garantir que as informações sejam corretamente compreendidas. Por exemplo, publicar um balanço não faz sentido, porque é indigesto para a maioria dos funcionários. Publicar um relatório simplificado, comentado e explicado, com possibilidade de interação de todos, é mais relevante.
Não deixe isso acontecer : O objetivo da empresa e da gestão é criar um contexto rico o suficiente para que todos possam vir e desenhar o que precisam para agir. Então, cabe aos funcionários serem os atores, então a administração deve abrir mão e deixar que isso aconteça! É imprescindível apoiar a gestão no descompromisso para que os funcionários se tornem atores, mas também para evitar desconforto e sofrimento entre os gestores.
Subestime a importância do conhecimento : conhecimento, domínio e conhecimento são necessários para a autonomia e relevância das ações realizadas. Ter um grupo de trabalho voluntário com um capitão cooptado nem sempre é suficiente para ser eficiente e relevante (colocar pessoas de boa vontade à volta da mesa não garante a qualidade do que é produzido pelo grupo). Cada célula, portanto, tem a obrigação de levar inteligência ao seu grupo, da forma que desejar: estar acompanhada por um especialista, ir a feiras, ir a treinamentos, conhecer empresas, etc.
Ignorando o círculo de autonomia : trabalhar a autonomia dos funcionários ou células significa passar de um sistema de “dependência” da gestão para um sistema de interdependência que é a relação buscada. Para passar de um para o outro, existem etapas essenciais que você precisa saber: primeiro, contra-dependência, depois, independência e, finalmente, interdependência. Passar por essas etapas é fundamental, e conhecer esse processo antes de mais nada permite que a gestão não se frustre nas fases intermediárias e, depois, conhecer as chaves para ajudar o funcionário a passar de uma fase para a outra com rapidez e tranquilidade.
Não tem guarda-corpo : confiar e permitir que aconteça não significa pilotar à primeira vista. É importante ter benchmarks e garantir que não haja abusos, como reconcentração de poderes, por exemplo. Em qualquer sistema, portanto, uma unidade reguladora é necessária para garantir sua consistência e relevância.

Crescimento e ganhos de desempenho como resultados

Se houver pontos de vigilância e dificuldades, também haverá benefícios reais em ir à empresa liberada:

Para funcionários:

Prazer de trabalhar : O IBET, índice criado pela independente Mozart Consulting, mostra que o bem-estar no trabalho é 17% maior na Agesys do que a média nacional do nosso setor.
Desenvolvimento de habilidades : sendo a maestria um de nossos três pilares fundamentais, nossos funcionários recebem treinamento regular e, portanto, progridem ao longo do tempo. 70% dos engenheiros de sistema começaram como técnicos na Agesys.
Equilíbrio de vida pessoal / profissional : nosso modelo é baseado no equilíbrio e na sustentabilidade. Assim, permite ter em melhor conta o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal. Trabalho remoto, envolvimento social dos funcionários, tribos de Agesys são exemplos de como levar esse equilíbrio em consideração.
Aproveite os frutos do sucesso : um terço dos lucros é reservado aos empregados: participações nos lucros, nos lucros, nas gratificações e nos convênios com cônjuges no exterior são os programas implantados para que os empregados possam lucrar financeiramente com seu sucesso.

Pela empresa :

Lealdade : se pegarmos os números de volume de negócios no nosso setor, a média nacional está entre 12 e 14%. Na Agesys, estamos com menos de 3%, ou quatro vezes menos. A retenção é um ganho significativo, não só porque evita custos relacionados com recrutamento e atualização, mas também porque permite o investimento de longo prazo nos colaboradores.
Atrair talentos : a política implementada pela Agesys, centrada nas pessoas, competência, consideração e reciprocidade, permite-nos atrair e contratar colaboradores de alto nível que anteriormente seriam atraídos por grandes grupos.
Ganhos ligados à despacialização : aproximadamente 340.000 km evitados, com a economia associada nas emissões de CO2. Cerca de 3.200 horas a menos na estrada, com menos riscos na estrada e um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Por fim, cerca de 100.000 € poupados pela empresa e, sobretudo, pelos colaboradores. Ganhos significativos que evidenciam os desafios do trabalho remoto nas empresas.
Boa rentabilidade : Com base nos números da Xerfi, em nossa área de negócios e em nossa categoria de receita, dobramos o desempenho econômico da média nacional. Melhor lucratividade provavelmente ligada ao baixo volume de negócios , uma estrutura de gestão leve e o envolvimento da maioria dos colaboradores.
Acelere as ofertas de serviço : Colaboradores formados, informados e empenhados no desenvolvimento da empresa, este é um grande terreno fértil para a oferta de novas ofertas de serviços e divulgação direta dos nossos pontos fortes aos clientes. Vemos regularmente exemplos de iniciativas de funcionários que geram receita.
Comunicação : mesmo que não fosse esse o objetivo inicial, compartilhar nossas experiências e discutir temas de inovação gerencial e organizacional nos dá publicidade e isso é um diferencial.
Diferenciação : tolerância, respeito, reciprocidade, importância das pessoas, esses valores são um verdadeiro elemento de diferenciação. Isso não é tudo, mas por um serviço aproximadamente igual e um custo aproximadamente equivalente, as empresas que estão próximas de nossos valores preferirão trabalhar conosco.
Boa vontade : o IBET, índice acima referido, evidencia um ganho estimado de € 43.000 para o ano de 2021-2022, diretamente relacionado com o programa de bem-estar no trabalho instituído na Agesys.
Felicidade compartilhada : como líder, executivo ou gerente, temos o compromisso de tornar a empresa financeiramente bem-sucedida. Quando combinamos este sucesso econômico com um projeto verdadeiramente humano, é um verdadeiro prazer pessoal e uma grande fonte de orgulho. :)

Fatores-chave que levam ao sucesso

Estamos entrando em nosso sexto ano de lançamento e, quando olhamos para trás para ver o quão longe já chegamos, quando analisamos o que aconteceu, estamos convencidos de que houve pontos-chave para tornar nosso projeto bem-sucedido. Aqui estão os que consideramos essenciais:

Valores comuns ou um estado de espírito forte são as bases necessárias para a co-construção. São valores profundos que todos vivenciam no dia a dia, e não valores idealistas que todos sabem recitar, mas com os quais ninguém realmente se identifica. Esses valores correspondem ao espírito da empresa sentido e personificado pelos colaboradores. Idealmente, eles podem ser traduzidos em valores explícitos por todos os funcionários, mas o mais importante é trazê-los à vida no dia a dia. Temos seis valores na Agesys e, honestamente, não tenho certeza se você perguntar ao nosso pessoal, eles serão capazes de citá-los para você. O que tenho certeza é que, se interagir com eles por meia hora, você os sentirá por meio de suas palavras.
Autenticidade supervisão e o processo são condições essenciais para que os funcionários se comprometam com a libertação. Realizar um projeto de libertação com o único objetivo de desempenho e lucro, ao mesmo tempo que fingir que se interessa pelos humanos, seria uma manipulação e, a meu ver, estaria fadado ao fracasso. É o equilíbrio entre os dois que leva ao sucesso. A autenticidade, traduzida em ações concretas, é o fio condutor necessário à co-construção do projeto de libertação.
Capital próprio de tratamento entre as pessoas e transparência também são fatores-chave de sucesso. Remover os símbolos de poder, dar a todos a mesma oportunidade, não criar injustiças, permite-nos criar e manter um ambiente saudável e sereno para progredir. A fim de levar em consideração as preferências individuais, a equidade é preferida à igualdade, quando possível.
De reciprocidade com os funcionários para tornar o sistema sustentável, mas também como uma ação concreta para demonstrar autenticidade e justiça. Se os funcionários tornam o negócio bem-sucedido, é essencial que eles também possam se beneficiar desse sucesso para ter um espírito ganha / ganha. Os funcionários não são tolos e, se impulsionarem o negócio sem nada em troca, perderão a confiança. Não deve ser “um por um”, mas a reciprocidade deve estar presente e justa dentro do sistema.
Paciência , porque os negócios liberados exigem uma mudança de mentalidade e, para que isso aconteça, a paciência é um amigo precioso. Na Agesys, as mudanças de comportamento começaram a ser visíveis depois de mais de um ano, e os benefícios concretos deste novo modelo depois de dois anos. A inércia humana é incompressível e os funcionários devem ter tempo para evoluir em seu próprio ritmo, integrando gradualmente esses novos conceitos. Alguns fazem isso mais rápido do que outros, mas em todos os casos, não devemos impor o mesmo ritmo a todos.
Diálogo e a comunicação como uma cola entre os indivíduos. Aprender a falar uns com os outros sem violência, mas dizer coisas um ao outro, também é um fator chave. Medos, tentações, medos devem ser tratados em todos os níveis da empresa, sem tabus, mas sem julgamento ou agressão. Você também precisa se comunicar positivamente, dizendo a si mesmo as coisas que estão indo bem e destacando seus esforços e sucessos. O conhecimento das ferramentas de relacionamento interpessoal é um ativo importante. Na Agesys, usamos o gerenciamento de cores, que é um sistema simples e eficaz para entender o relacionamento com outras pessoas.
Maturidade colaborativa antes de passar para a empresa liberada. Uma empresa muito hierárquica terá dificuldade em mudar para uma empresa liberada sem passar pelo desenvolvimento do trabalho colaborativo. Na Agesys, já tínhamos essa maturidade. Embora tivéssemos uma hierarquia e as decisões fossem tomadas pela administração, trabalhamos em projetos em coordenação com as pessoas envolvidas. Essa maturidade é, em minha opinião, necessária antes de mudar para a empresa liberada, pois acostuma os funcionários a modos de atuação colaborativos.