Saber como confiar certas tarefas a seus funcionários, quando fazê-lo e como fazê-lo será inestimável para você em sua função de gerente. Descubra a seguir como aumentar sua produtividade e a de sua equipe.
Uma das primeiras armadilhas que um gerente recém-promovido enfrenta é a delegação, que muitas vezes é vista como uma perda de controle. No entanto, delegar é uma das principais habilidades necessárias para uma gestão eficiente e unificadora.
Quais são as contribuições da delegação?
Livrar-se de certas tarefas não é um exercício fácil. É até uma arte e tanto! Uma delegação eficiente e bem-sucedida requer algum esforço e um certo tempo para compreender plenamente os mecanismos e principalmente as vantagens que isso vai trazer para você, mas também para toda a sua equipe:
- Motive seus funcionários - Ao delegar, só poderemos focar nas missões essenciais do seu cargo e mais benéficas para a sua empresa, mas também permitirá que os seus colaboradores se envolvam mais, tomem iniciativas, dêem mais sentido às suas próprias missões e assim aumentar sua motivação dez vezes.
- Domine o seu tempo - No papel, seu tempo está bem alocado. Você organiza seus dias de forma eficiente e tem uma visão dos projetos com planejamento de curto e longo prazo. Essa é a teoria! Porque, na prática, você pode rapidamente se ver surpreendido pelos incômodos do dia a dia e pelos problemas - mais ou menos intrusivos - que surgem sem avisar.
- Concentre-se em suas prioridades - O objetivo é, portanto, garantir que o mínimo de tempo possível é desperdiçado com eles e alocar o máximo de esforço e concentração no essencial. Afinal, é para isso que você está aqui! Confiar essas tarefas não estratégicas a uma pessoa de confiança e competente para este tipo de missão permitirá que você se concentre na sua missão principal, a saber: fazer com que sua equipe trabalhe na direção certa e no ritmo certo, a fim de contribuir para o crescimento geral do seu negócio e permitir que ele continue a crescer.
- Capacite os membros da sua equipe - Ao delegar, você infunde senso de responsabilidade em seus colaboradores, resultando no aprimoramento de suas competências, aumento da motivação e noção de sentido no esforço prestado. A roda virtuosa está em movimento!
Quando você deve confiar uma tarefa a um colaborador?
Agora que você está convencido dos benefícios de atribuir certas tarefas aos seus funcionários, resta definir quando fazê-lo.
Concretamente, para definir se uma determinada missão pode ser confiada a um dos membros de sua equipe, você pode contar com algumas perguntas:
- se eu designar essa ou aquela pessoa para este trabalho, isso me deixará livre de tempo para me concentrar nas atribuições que têm um impacto mais essencial no desenvolvimento do meu departamento, do meu negócio?
- Alguém da minha equipe parece confortável com a área que desejo delegar? Poderia trazer um ângulo de visão inovador?
- ao confiar tal ou qual tarefa a tal ou qual funcionário, isso permite-lhe aprofundar as suas competências, enriquecê-las? Isso trará um novo impulso para a equipe como um todo?
- concordando em terceirizar essa parte do meu trabalho, isso dará mais sentido à nossa missão como um todo?
- Se eu delegar essa tarefa, isso permitirá que minha equipe se envolva mais e encontre motivação adicional?
- Essa transmissão facilitará a iniciativa entre meus funcionários?
Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for "sim", delegue!
Para se sentir à vontade e praticar o domínio da delegação de tarefas, você pode começar confiando pequenas tarefas ou atribuições de rotina no qual você notou interesse genuíno e entusiástico de um membro de sua equipe. Pode ser o desenho de uma apresentação, o layout de um arquivo dividido em vários arquivos, a triagem de emails ou mesmo a resposta a alguns deles, a compra de material …
Com medo de delegar, por que é difícil?
O medo de delegar muitas vezes vem do fato de que o gerente teme que o funcionário a quem ele confia uma tarefa fracasse em sua missão . Lembre-se de que, como gerente, a responsabilidade de fazer esse trabalho de maneira adequada sempre será sua, delegando ou não.
Delegar, portanto, não é isento de riscos. Cabe a você medir a importância disso e confiar cada tarefa à pessoa certa, de forma adequada, de forma a minimizar qualquer risco de incapacidade ou competência insuficiente.
Além desse medo diante da incapacidade de uma pessoa de realizar o trabalho tão bem quanto ela, o gestor pode invocar uma falta de tempo, uma falta de confiança em seus colaboradores, um incômodo induzido pela crença de que passaria assim, para um incompetente, uma certa ansiedade de ser duplicada por um subordinado, o medo de não saber delegar, até uma certa culpa em confiar missões, uma necessidade de controlar tudo, um certo orgulho, etc. Alguns até pensam que, fazendo tudo sozinhos, estão justificando sua posição. Cuidado com o esgotamento!
No entanto, como um gerente eficaz, Você deve ter em mente, além da realização dos projetos que lhe são confiados, o desenvolvimento dos seus colaboradores e o desenvolvimento de suas competências . Isso envolve necessariamente delegação!
Como delegar? Os pontos-chave
Normalmente, é aqui que as coisas ficam complicadas. Porque quando se trata de delegação, a comunicação é de extrema importância! Tenha cuidado, comunicar não significa ajudar de A a Z detalhando como você faria a tarefa que deseja confiar. Também não há dúvida de que seu funcionário lê seus pensamentos e conhece o contexto detalhadamente!
Selecione o perfil mais relevante
Delegar é um ato de gestão. É para você a oportunidade de conciliar o sucesso da tarefa confiada ao objetivo gerencial. Uma alavanca interessante para motivar novamente um funcionário à deriva.
Confiar
Delegar bem começa com a confiança na inteligência de seu colaborador, em sua capacidade para cumprir a tarefa que lhe foi confiada.
Explique o resultado esperado
Conforme descrito acima, é totalmente proibido e desnecessário realizar a missão como VOCÊ a teria realizado. Basta descrever o contexto geral e fornecer o resultado esperado. Seja preciso na verbalização deste último e certifique-se de que seu colaborador o entendeu corretamente. Você pode, por exemplo, usar a técnica conhecida como reformulação, que consiste em pedir a seu colega que repita com suas próprias palavras o que ele entendeu de sua nova missão.
Defina um prazo alcançável
O objetivo não é transferir para sua equipe a pressão dos prazos que você está sujeito. Organize-se para dar um prazo razoável.
Deixe seu colaborador autônomo
Para a realização da tarefa, deixe seu colega fazer! Que motivação ele teria para seguir um manual de instruções ao pé da letra? Deixe sua curiosidade, sua criatividade surgir! Ao fazê-lo, ele sentirá a sua confiança nele e ficará ainda mais eficiente e produtivo! A motivação estará lá! Se você pudesse apresentar a dita missão de uma forma positiva e dando sentido, não só para ele, mas para toda a equipe, até para toda a empresa. Não exagere de qualquer maneira! Pode ser visto como cinismo e ter efeito contrário …
Disponibilize os recursos necessários
Sair da independência não significa privar de recursos. O objetivo para o seu colaborador e para você é o sucesso da tarefa que lhe foi confiada. Portanto, certifique-se de que ele tenha acesso aos recursos necessários para realizar o trabalho que você delegou a ele.
Faça um ponto normal
É importante, especialmente no contexto de longas atribuições, planejar alguns pontos sobre o andamento da obra . Isso permitirá que você garanta de forma construtiva que o projeto ainda está no caminho certo.
Fique ligado o tempo todo!
Você delega, é claro, mas não é uma questão de se livrar pura e simplesmente de uma tarefa e não se preocupar mais com isso. Fique aberto e disponível durante toda a tarefa.
Concluir, delegar é essencial! Você - e ninguém - pode fazer tudo ou acelerar o tempo. Como gerente, uma de suas missões é organizar sua equipe (da qual você é parte integrante) de forma otimizada. Você não deve ser um ditador ou uma babá, mas um modelo, um mentor, um líder e deve liderar sua equipe para o melhor. Seja no interesse da empresa, mas também no interesse de todos.
Então… Sorria, você administra!
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