É imprescindível, quer para o gestor, quer para os membros da sua equipa, ter uma visão clara sobre os objectivos e desafios das várias missões confiadas, manter um clima sereno de trabalho e contribuir para a eficiência pessoal de cada um, mas também para a eficiência coletiva.
Para isso, existe uma ferramenta de formidável eficiência para quem sabe utilizá-la: o feedback.
Em que consiste o feedback?
Esse anglicismo - que pode ser traduzido como "feedback" - designa um acompanhamento, um ponto regular entre o gestor e seus colaboradores no que diz respeito aos esforços realizados ou aos comportamentos a serem modificados. Também pode ser uma aproximação que ocorre entre funcionários entre si ou mesmo entre os diversos gestores da empresa. O objetivo de tal abordagem é a melhoria contínua.
Esta ferramenta faz parte do uma abordagem de comunicação global e pode assumir diferentes aspectos.
Além disso, para ser eficaz e construtivo, deve ser baseado em elementos precisos, factuais e observáveis . Qualquer julgamento do indivíduo terá que ser banido sob pena de anular todo o processo e ter um efeito devastador na atmosfera e totalmente contraproducente.
O objetivo é encoraje um indivíduo a manter o ritmo, aumentar seu desempenho ou até mesmo corrigir certas ações / comportamentos .
Uma entrevista de feedback deve diálogo aberto quanto ao comportamento e / ou ação em questão. Não é de forma alguma um monólogo por parte de quem o profere.
Diferentes tipos de feedback
Diferenciamos entre vários efeitos de feedback, dependendo da ação e / ou comportamento a que se referem e do objetivo desejado. Em todos os casos, o feedback deve ser dado com respeito pela pessoa a quem é dirigido.
Avaliação negativa
Delicado, porém utilizado principalmente por gestores que abandonam o positivo por diferentes motivos (concepção de gestão, modéstia, falta de jeito, etc.), esse tipo de feedback, entregue de forma construtiva, visa à melhoria e à progressão. O objetivo é que todos se conscientizem de seus erros e fraquezas e aprendam com eles. Se o erro for humano, o importante é saber como aprender com suas probabilidades.
Veja também "Como lidar com críticas".
Feedback positivo
Muitas vezes esquecido - erroneamente, mas mais fácil de entregar do que feedback negativo, este feedback positivo sobre uma ação realizada ou um comportamento é um poderoso fator de motivação. Na verdade, ele desencadeia uma dinâmica positiva para o funcionário. Consolida a autoconfiança, estimula a criatividade e fortalece a coesão da equipe. Um círculo virtuoso que rapidamente se espalha por toda a empresa.
Exemplos de feedback positivo: parabéns, reconhecimento de uma habilidade particular,
Feedback corretivo
Utilizada para reajustar o eixo de trabalho ou o comportamento de um funcionário quando este vai na direção errada, visa ser melhor percebido, mais construtivo do que simplesmente feedback negativo. Seu propósito é trazer uma mudança na abordagem do funcionário em um contexto específico .
Ela assume a forma de uma crítica construtiva: melhorar tal ou qual ponto específico, conselhos de "especialistas", coaching, etc.
Observação: é essencial dar um passo atrás antes de dar feedback - a menos que a situação seja grave e coloque alguém em risco.
Interesse de um processo de feedback
As vantagens de implementar tal abordagem em seu departamento / empresa são inúmeras:
- Mantenha uma relação de confiança com os membros de sua equipe por meio de uma comunicação natural e aberta.
- Certifique-se de que todos tenham entendido sua missão e vai na direção certa.
- Dê mais significado à missão de cada pessoa : ao tomar consciência dos meandros e da importância da sua missão, os colaboradores ficam mais responsáveis, mais envolvidos, mais autónomos. A inteligência coletiva é assim fortalecida.
- Reconhecer trabalho, habilidades e talento membros de sua equipe: enfatizando qualidades e sucessos regularmente.
- Cortar e oferecer a um funcionário a oportunidade de corrigir a situação em um arquivo em andamento, corrigir um erro que passou despercebido, etc.
- Permitir que um funcionário progrida , melhorar sua abordagem a um projeto, uma determinada missão, etc.
- Desative quaisquer obstáculos / dificuldades desde os primeiros sintomas: comunique-se sem esperar que degenere de qualquer lado. Com efeito, um desconforto não levado em conta suficientemente cedo não só gera ressentimento, raiva ou amargura entre os protagonistas, mas também pode ter consequências desastrosas para a equipe, até mesmo para a empresa … Portanto, é fundamental comunicar o mais cedo possível.
- Para o gestor, é a oportunidade de avaliar seu estilo de gestão , faça correções e melhore na prática da sua arte se conheça melhor …
Configure um processo de feedback
A abordagem faz parte de uma estratégia de comunicação global dentro da empresa. Os funcionários devem ser informados da existência dessa prática e conhecer seus prós e contras.
A abordagem se materializa por entrevistas de feedback regulares, rápidas e estruturadas. Para ser construtiva e significativa, uma entrevista deve ser realizada dentro de 24 a 48 horas após o referido comportamento. Além disso, a abordagem perde todo o significado.
Conduza uma entrevista de feedback bem-sucedida
Como qualquer intercâmbio, tal reunião, por mais informal que seja, está sendo preparada. É importante que cada um dos protagonistas esteja disponível e preparado.
Alguns caminhos para um feedback de sucesso:
- Estabeleça um clima de confiança dentro da equipa / departamento / empresa: os colaboradores devem sentir-se respeitados, ouvidos e considerados.
- Escolha a hora certa para dar feedback: mesmo que essas reuniões sejam bastante informais, é imprescindível agendar a reunião para um horário em que os 2 protagonistas estejam totalmente disponíveis.
- Escolha o lugar e a forma certos : escolha um local sossegado o suficiente para não ser incomodado e / ou distraído a cada 2 minutos e dê um caráter informal, mas estruturado ao encontro.
- Tome distância suficiente antes de dar feedback: reagir sob a influência de uma emoção - especialmente negativa - raramente é relevante. Além disso, é preferível usar um tom relativamente neutro para se livrar de qualquer emoção parasitária e guiar o outro, em vez de julgá-lo.
- Ser baseado em fatos, atos ou elementos observáveis e mensuráveis : o feedback bem-sucedido é dado na ausência de qualquer julgamento sobre a pessoa. O gerente dá feedback sobre as ações de seu colaborador e não sobre sua personalidade, seu funcionamento, seu caráter, etc.
- Mostrando empatia : comunicar tendo em conta o funcionamento e as necessidades do outro, praticar a escuta ativa, reformular para evitar qualquer mal-entendido.
- Seja verdadeiro e benevolente : autenticidade, sinceridade e gentileza são elementos essenciais.
O feedback é uma alavanca poderosa para comunicação e gerenciamento. Descubra o SKS - Stop-Keep-Start, uma ferramenta simples e eficaz para te ajudar neste processo ou mesmo a janela do Johari para um melhor conhecimento de si e da sua forma de comunicar com os outros.
