A reunião de briefing é uma ferramenta muito interessante para estar o mais próximo possível de seus funcionários. Tem uma vantagem dupla: permite comunicar fatos importantes instantaneamente e envolver ainda mais sua equipe. Após um retorno mais detalhado sobre o interesse por este instrumento, propomos a vocês um enfoque nas boas práticas na matéria. O objetivo: que você possa usar o brief de forma concreta na sua gestão.
Qual é o briefing da equipe?
Este é um modo direto de comunicação com todos os seus funcionários, semelhante a uma mini-reunião. É caracterizado por um lado informal onde troca é a prioridade . Todos podem se expressar sobre o (s) assunto (s) que você está lançando, fazer perguntas …
Em relação às modalidades, os participantes ficam tão bem sentados quanto em pé. Você pode ter ouvido falar da técnica de reunião permanente. Bem, geralmente é feito para briefings da equipe!
Por que usar essa ferramenta?
No geral, você usa esta ferramenta de gerenciamento seja de maneira recorrente e organizada - ex. todas as segundas-feiras para fazer um balanço da semana seguinte e da anterior - seja em uma base ad hoc quando surge a necessidade de informação (mensagem de gestão a transmitir, acontecimento imprevisto, etc.).
No caso de reuniões agendadas, os membros da equipe geralmente têm a opção de solicitar a adição de temas na agenda.
Interesse em reuniões de briefing
Agora vamos ver os principais benefícios:
- transmitir uma mensagem coletando feedback da equipe imediatamente,
- antecipar disfunções ou encontre soluções rápidas,
- envolver pessoas no sucesso coletivo e desenvolver seu senso de pertencimento,
- infundir a cultura corporativa compartilhando uma visão, missões,
- coletar ideias e sugestões de seus funcionários,
- antecipar rumores assumindo a liderança por meio de uma comunicação clara e inequívoca,
- permitir que todos saibam o papel dos outros no time,
- facilitar a coordenação da equipe ,
- fazer uma atualização efetiva sobre o andamento das tarefas de cada um e a realização de objetivos coletivos,
- re-mobilizar as tropas ,
mas também para fortalecer sua imagem de líder !
O briefing é de fato uma ferramenta de gerenciamento poderosa para aproximá-lo de seus funcionários . É até essencial na sua atividade de gestor.
Como conduzir um briefing da equipe
Frequência
Se o seu briefing é planejado, pode ser realizado toda semana . Observe que alguns gerentes organizam um por dia. A ser medido de acordo com os problemas, a equipe, o contexto, etc. A rapidez e a natureza pragmática desta reunião pleiteia a favor do uso frequente.
Em caso de comunicação excepcional, nada impede que você provoque uma mini reunião entre 2 briefs programados.
Duração
Um resumo é, por definição, curto. Aguarde no máximo 30 minutos.
Tenha cuidado para não transformá-lo em um encontro "clássico" com debates intermináveis.
Lugar
É muito comum realizar esse intercâmbio no ambiente de trabalho de seus colaboradores. Essa prática tem vantagens e desvantagens. Uma das vantagens é reforce o lado rápido e informal sem ter uma "reunião" . Por outro lado, o risco não é capturar totalmente a atenção de todos porque o último, por estar perto de suas estações de trabalho, pode não se desengatar completamente. Para ver, portanto, de acordo com a configuração das instalações.
Em alguns casos, um espaço isolado perto das estações de trabalho funciona muito bem.
No caso de os funcionários permanecerem no cargo, insiste em parar suas atividades , ative o encaminhamento de chamadas, etc. Em suma, faça todo o possível para não ser incomodado.
Mantenha as reuniões em pé tem muitas vantagens: evita perder tempo com detalhes, permitindo que você se desligue de sua atividade adotando uma posição diferente de sentar em frente ao computador.
Número de participantes
Para facilitar a troca, não exceda dez participantes. Se você gerencia uma grande equipe, mantenha várias instruções (por departamento, por projeto, etc.) de acordo com o agrupamento mais relevante de acordo com os temas abordados e as questões.
Preparação
Ponto rápido não significa falta de preparação. Antecipe perguntas, reúna dados importantes, etc. para tornar o briefing o mais eficiente possível e fortalecer sua imagem como gestor profissional.
Melhores práticas para um briefing de sucesso
- Anuncie com antecedência os tópicos abordados, os objetivos, bem como o que você espera de cada um . À medida que se busca eficiência rápida, você deve imediatamente captar a atenção do público. Use um anúncio ou uma frase chocante como: "Você fez um trabalho extraordinário", "Uma grande oportunidade está chegando até nós", …
- Listar rapidamente oralmente, em um quadro branco ou flipchart (veja o arquivo do método no uso do flipchart), os assuntos que deseja abordar
- Especifique a duração máxima
- Convide seus funcionários a se expressarem para coletar seus comentários , não monopolize o chão. Tenha cuidado para não abrir um debate interminável durante o briefing, ao contrário de seu propósito. Reúna as informações e agende uma reunião dedicada para tratar do assunto.
- Demonstre uma verdadeira vontade de ouvir e não fingir . Você não vai enganar os membros da sua equipe por muito tempo, fazendo-os acreditar que está prestando atenção ao que eles estão dizendo. Concretamente, se nenhuma sugestão ou escalação do problema for levada em consideração, as próximas instruções serão estéreis. Pelo contrário, avalie a evolução após levar em consideração as observações.
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