Pode-se pensar que dedicar um tempo para refletir retarda a ação, mas não é. Com efeito, uma solução relevante permite caminhar para a eficiência e não se perder em agitações improdutivas.
Como gerente, você deve tomar decisões por conta própria, baseando-se no conselho de um grupo ou apresentando suas ideias às de outras pessoas?
Não decidimos necessariamente da mesma forma para decidir sobre uma questão administrativa, estratégica ou tática. etc. Você também deve saber tome a distância necessária para não deixar que as emoções guiem as suas decisões …
Decidir é, portanto, uma arte! Felizmente, existem ferramentas e métodos para ajudar a fazer a escolha certa. Mesmo que a maioria dos tomadores de decisão decida entre 2 alternativas com base principalmente em seus sentimentos.
O que é uma decisão?
Uma decisão gerencial é uma escolha feita entre várias opções possíveis após pesar os prós e os contras de cada uma dessas opções e analisar as consequências dentro da estrutura do conjunto de objetivos inicial.
A tomada de decisão pode assumir diferentes aspectos, dependendo do contexto, da situação, das questões e da personalidade / competência da pessoa que toma a decisão:
- decidir sozinho depois de uma consideração cuidadosa consigo mesmo,
- pense e decida em coletivo ,
- confiar em conselhos informado por especialistas terceirizados,
- decidir não decidir ,
- tocar avestruz e deixe isso ao acaso ,
- siga sua intuição às vezes contra todas as probabilidades,
- observe como os outros se comportam em tal situação e faça como eles ,
- etc.
Estrutura de tomada de decisão
Geralmente, existem 2 eixos para a tomada de decisão: solo ou em grupo. Cada uma dessas opções tem seus pontos fortes e limitações.
Decidir sozinho
Se decidir sozinho ainda é, às vezes, para alguns uma forma de estabelecer um determinado poder, parece simples à primeira vista e tem certas vantagens, tais como:
- Velocidade : escolha pessoal após análise das diferentes opções possíveis sem ter que questionar excessivamente os outros.
- Simplicidade de implementação : nenhuma reunião para organizar ou think tank para formar.
- Remoção de influências e manipulações vários: escolha pessoal feita em sua alma e consciência, sem estar sujeito a quaisquer influências hierárquicas, emocionais, financeiras, políticas, etc.
O fato é que isso, no entanto, tem algumas desvantagens:
- Subjetividade : decisão tomada de acordo com a personalidade do tomador de decisão, sua experiência, seu conhecimento, sua posição hierárquica, etc.
- Falta de perspectiva : as emoções podem distorcer a decisão, especialmente em uma situação de crise em que a escolha costuma ser feita em uma emergência.
- Decisão prejudicial : devido à falta de competência e / ou conhecimento adequado sobre determinados pontos específicos.
- Peso das consequências negativas : Em caso de escolha errada, as várias repercussões podem ser pesadas.
Decidir em grupo
A segunda opção de tomada de decisão é o uso mais ou menos limitado do grupo. Assim, a decisão será tomada:
- Por consenso : cada participante na reunião de tomada de decisão expressa sua opinião. Não se trata de encontrar uma opção que atenda às expectativas de todos, mas de um acordo ganha-ganha, onde todos encontrarão sua conta e se defenderão no final da reunião.
- Para a maioria : voto individual após reflexão e análise coletiva. O grupo referiu-se à opção escolhida pela maioria dos participantes.
- Por delegação : designação de vários representantes de vários subgrupos ou especialistas que são responsáveis por fazerem suas vozes serem ouvidas e que os representam durante as sessões de tomada de decisão (por exemplo, representantes dos funcionários, representantes sindicais, especialistas técnicos, etc.).
Como a decisão tomada sozinho, decidir em um grupo oferece várias vantagens , entre os quais :
- Envolvimento de toda a equipa na tomada de decisão: cada membro da equipa participa na reflexão trazendo o seu ponto de vista e soluções. Todos ouvem os outros e tomam conhecimento de novos elementos. O grupo utiliza sua inteligência coletiva a serviço da solução do problema proposto com o objetivo comum de tomar a decisão final mais adequada possível.
- Prestação de contas membros da equipe: todos estão cientes dos problemas e agem de acordo.
- Fortalecendo o coesão de grupo : a reflexão coletiva fortalece os laços entre os colaboradores de uma mesma equipe.
mas também exibe alguns limites :
- Processo mais longo e árduo a implementar: organização de reuniões, sessões de reflexão coletiva, elaboração de relatórios, etc.
- Conflitos em caso de grandes divergências e impossibilidade de consenso: um indivíduo que não votou na escolha da maioria pode atrasar a implementação da solução escolhida ou mesmo por vezes chegar a sabotá-la.
- Fortalecimento de um funcionário, quando representado: escondido atrás de seu representante, certas pessoas podem se desvincular completamente de qualquer responsabilidade pelas decisões tomadas, o que acaba prejudicando toda a equipe.
Estágios do processo de tomada de decisão
Quer a decisão seja tomada individual ou coletivamente, o processo de tomada de decisão é basicamente o mesmo e segue 4 etapas principais claramente definidas.
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Identifique o problema a ser resolvido
A primeira etapa no processo de tomada de decisão é identifique com clareza e precisão o problema a ser resolvido.
Trata-se, portanto, de tomar consciência de uma diferença, num momento "t", entre o objetivo / projeto inicialmente definido e a realidade, e de que é necessário agir para corrigir a situação.
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Identifique as diferentes opções possíveis
Uma vez que a situação é precisamente declarada, então chega o momento de identificar as diferentes escolhas possíveis :
- coletar todas as informações, dados, números relativos ao referido problema
- analisar o problema de antemão, as fontes que levaram ao obstáculo
- chame qualquer especialista, conselho ou opinião externa
- estudar estados semelhantes e / ou perguntar sobre boas práticas em uma situação semelhante
- desenvolver soluções relevantes e de qualidade
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Analise as consequências para cada opção
Quando todas as possibilidades forem listadas, você deve então pense nas consequências - análise de risco e vários fatores de sucesso - para cada um deles:
- liste as desvantagens e vantagens para cada uma das opções identificadas
- calcular custos
- medir os riscos
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Defina a opção escolhida e implemente-a
Revisadas e minuciosamente analisadas as possibilidades, a última fase é a do definição e implementação da solução mais adequada :
- determinar qual a solução mais relevante para o problema em questão dentre todas as propostas estudadas
- verifique se todos os parâmetros foram levados em consideração
- relacionar as ações a serem realizadas e designar os diferentes atores envolvidos
- definir as funções e responsabilidades de cada
- definir um cronograma de monitoramento para verificar se o curso de ação é realmente o correto
Armadilhas para evitar
A tomada de decisão é um processo que pode ser complicado. Na verdade, ele tem certas armadilhas para evitar:
- decidir sob a influência da emoção, sem perder tempo com os passos necessários para uma análise factual relevante: mesmo que uma forte dimensão emocional seja convidada nesses momentos, é fundamental manter-se racional em suas posições.
- ser influenciado por terceiros
- tomar a decisão errada por falta de conhecimento e / ou informação
Ferramentas de apoio à decisão
Existem muitas ferramentas para ajudar a tomar as decisões certas. Eles assumem a forma de painéis com seus indicadores, matrizes … Seu objetivo é limitar a tomada de risco, reduzindo a incerteza e dando uma visão geral do contexto.
Cada situação tem suas próprias ferramentas:
- Gerenciamento de projetos com seu painel para gerenciar a execução da obra.
- Gerenciamento de tempo para gerenciar tarefas prioritárias, priorizando sua importância e grau de urgência.
- O processo de marketing para construir um plano de ação.
- Controle de gestão para acompanhamento de seu orçamento.
Aqui estão 2 ferramentas genéricas para saber:
- A árvore de decisão
- A matriz de decisão
Para questões complexas, ferramentas baseadas em sistema podem ser usadas para modelar um conjunto de interações e decidir entre várias opções possíveis.
Da mesma forma, os sistemas de informação fornecem dados quantitativos e qualitativos valiosos para compreender um grande número de questões. Eles fornecem ferramentas analíticas poderosas para interpretar tendências, entender mecanismos complexos, analisar fatos e perceber sinais fracos.
