Reunindo muitos expositores e abertos a um grande público de especialistas - ou pelo menos especialistas na área - estes eventos visam promover e desenvolver num mesmo local - geralmente em curto período - intercâmbios entre profissionais do mesmo setor de atividade.
Resumo
- Por que expor em uma feira de negócios?
- - Quais são as vantagens desse tipo de evento?
- Os estágios principais
- - Antes do evento - preparação do show
- - Durante o evento
- - Após a operação
Por que expor em uma feira de negócios?
Esses eventos, pelo fato de reunirem oferta e demanda para um mesmo evento, são grandes oportunidades de aproveitar! Como sempre, desde que prepare cuidadosamente a sua participação e não deixe nada ao acaso!
A presença em uma feira de negócios não é uma ferramenta reservada ao departamento de comunicação. É uma alavanca muito relevante para vários departamentos da empresa. Claro, em primeiro lugar os vendedores, mas também os gerentes de produto, gerentes de mercado, gerentes de escritório de design, etc. Identificar novos prospectos, fidelizar clientes, conhecer novos parceiros, sentir as tendências do mercado, oportunidades a serem aproveitadas ou ficar a par das últimas inovações … Todas essas são oportunidades oferecidas pela participação em uma feira!
Que vantagens oferece uma feira de negócios?
Entre os muitos interesses a serem expostos em uma feira de negócios, encontramos:
- visibilidade da empresa: o fato de estar presente nos meios de comunicação de uma feira amplia muito o campo de visibilidade de uma empresa. Com efeito, estes apoios serão distribuídos a muitos visitantes, aumentando assim as oportunidades de contacto para a empresa. Além disso, quem diz stand, diz brochuras comerciais e outros meios de comunicação específicos do expositor (objectos publicitários, amostras, etc.). Esses suportes são essenciais para isso, em quantidades adequadas e otimizados para a ocasião. A participação em tal evento pode, ainda, dar credibilidade a uma nova entidade no mercado.
- apresentação de novos produtos / serviços: uma feira é uma oportunidade de ouro para mostrar a um painel de potenciais clientes ou atores que são especialistas na área um novo know-how ou uma inovação (modelos, protótipos, demonstrações, exibição de filmes ou durante apresentações públicas ou conferências organizadas pela sala de estar )
- reunião com novos clientes em potencial: muitos visitantes da feira são compradores em potencial. É uma oportunidade única de abordá-los e conquistá-los!
- lealdade do consumidor: entre os visitantes, alguns já são clientes do expositor. Um show pode ser uma chance de estabelecer relacionamentos mais fortes com eles, para fornecer-lhes ofertas / descontos específicos relacionados ao show, etc. Em suma, para mantê-los na carteira do cliente e, acima de tudo, fazer com que eles queiram ficar lá!
- tecer novas sinergias: os eventos profissionais são uma oportunidade única de interagir com novos parceiros de diferentes origens (fornecedores, investidores, patrocinadores, etc.).
- humanização das relações: aqui está uma grande oportunidade de troca com seus clientes / fornecedores / parceiros de negócios de uma forma mais humana (em torno de um drink, durante um intervalo de almoço, um jantar, um coquetel, etc.) e às vezes até mesmo para finalmente dar uma cara a um contato !
Participe de uma feira comercial - as principais etapas
A participação em uma feira é realmente como um projeto. Acima de tudo, deveria ser escolha cuidadosamente os eventos profissionais para participar com base em seus objetivos e estratégia. Aí vem o tempo de preparação: quem vai participar? Quais ferramentas de comunicação serão utilizadas? Quais recursos visuais? Que stand escolher?… Será oportuno construir um retro-planeamento para ter uma boa visibilidade das tarefas que se seguem, da sua organização em termos de horário, duração, meios, etc.
No dia, cada colaborador presente deve conhecer sua função. Folhetos comerciais e outros materiais promocionais devem estar prontos. O estande atraente e bem colocado.
Depois de fechadas as portas do show e desmontado o estande, segue-se um trabalho de debriefing, feedback e acompanhamento cuidadoso para obter os melhores benefícios deste evento.
Antes do evento: prepare-se para o show
Uma feira comercial não pode ser preparada no último minuto. Geralmente, é a organização que cria a mostra que orienta os expositores em sua jornada. A inscrição para um evento profissional como expositor geralmente é feita com meses de antecedência. Algumas manifestações são draconianas na organização e não toleram atrasos. Portanto, é fundamental estar bem informado para fazê-lo com antecedência! Quanto mais adiantado for o cadastro, maiores serão as chances de se obter um estande idealmente localizado e configurado corretamente. Primeiro registrado, primeiro servido (de acordo com os orçamentos e possibilidades individuais, é claro!).
Anteriormente, é essencial definir os objetivos relacionados a este evento. A escolha do espetáculo será feita de acordo com os seguintes: setor de atividade, tema, local, datas, workshops / conferências / possíveis debates, etc. É então necessário determinar os meios que serão alocados: orçamento, recursos humanos, materiais, etc.). Idealmente, a nomeação de uma equipe de projeto "show" reunindo pessoas de diferentes departamentos (marketing, comunicação, vendas, etc.) que irão pilotar o projeto como um todo é uma garantia de sucesso. Principalmente porque, em geral, um show é planejado de um ano para o outro.
Depois que tudo isso for validado, é hora de agir!
Cronograma retro
Esta é a ferramenta essencial para a preparação de uma feira! Com efeito, a data, sendo o local exacto raramente modificável (em todo o caso, por causa dos expositores), é imprescindível partir daí para desdobrar, retroactivamente, todo o planeamento do projecto “participação nessa feira”.
Normalmente, as etapas são as seguintes:
- cadastro da empresa para o evento
- reserva do local: a localização do estande na feira, bem como seu tamanho, são principalmente uma questão de orçamento.
- configuração do estande de acordo com a localização: passo essencial para o sucesso, trabalhar com o próximo passo!
- reserva de móveis e decoração : o estande será a identidade da empresa durante o show. Portanto, é fundamental cuidar do design, das cores, do ambiente deste último.
- reserva de hotéis e transporte possível para a equipe que estará no estande
- verificação da validade dos bilhetes de identidade / passaportes / vistos necessário (preste atenção aos atrasos administrativos)
- preparação de meios de comunicação (brochuras, imagens, logotipo da empresa, sinalização, itens de publicidade, modelos, protótipos, cartões de visita, filme da empresa, etc.)
- iniciar comunicação (redes sociais, mailings, inserções de publicidade, etc.), bem como convites
- treinar e instruir a equipe quem estará no estande
Lista de controle
Nos dias que antecedem o show até o dia anterior ao evento, algumas verificações são necessárias:
- localização e mobília completa
- alocação de quartos de hotel e bilhetes de viagem
- distribuição de crachás de acesso ao lounge e outros adesivos de veículos
- verificação de papelão, brochuras e outros meios de comunicação
- cartão de constituição "kit para tudo": tesouras, canetas, fita adesiva, grampos, cola, papéis, toalhas de papel, toalhas de papel, pratos, produtos de limpeza, etc.
- verificando as conexões no suporte
- dress-code briefing: com, sempre no espírito que a equipa presente no desfile representa a imagem da empresa!
Durante o evento
Administrar um estande em uma feira de negócios não para de ficar atrás de seu balcão até que um visitante se digne a se aproximar! Então, aqui estão algumas idéias para um programa de sucesso:
- tenha seu estande pronto assim que as portas do show abrirem
- ir aos visitantes e recebê-los calorosamente (seja acolhedor e sorridente, evitando o estilo melado)
- ofereça café e pastéis pequenos ou quaisquer outros produtos locais
- anotar em documento disponibilizado para o efeito cada contacto estabelecido (nome, contactos, empresa, função, recomendação a seguir após a feira, etc.) de forma a manter a sua ficha de cliente atualizada e expandi-la.
- descobrir os estandes de outros expositores (isso pode dar ideias para uma participação futura, mas também permite fazer uma observação discreta em um setor definido)
- animar ou participar nas diversas atividades do espetáculo: conferências, debates, workshops, etc.
- permanecer ativo e dinâmico até que as portas da feira fechem (nada mais proibitivo para um visitante ver um expositor dobrar seu estande antes do tempo)
Depois da operação
Passado o evento, o trabalho não termina aí. Contatos comerciais, solicitações de documentação e similares devem ser atendidos prontamente. Para isso, é aconselhável contar com o documento preenchido pelos diversos integrantes da equipe do espetáculo.
Um debriefing a respeito da participação no show também é essencial, a fim de levar em conta eventuais soluços para corrigi-los e ser ainda melhor na próxima vez!
