A propósito, o que é uma mudança? É um contraste entre duas situações e o caminho, o processo que leva de uma para a outra. O contraste entre duas visões, dois objetivos, duas formas de operar.
Como definir mudança?
Mudar. Trocar. O troco. Como trocar euros por dólares, uma letra de câmbio ou a frase "dê o troco".
Em venery "para dar o troco", é a astúcia do animal com a qual ele desvia a matilha na trilha de outra fera. "Dar o troco a alguém" é fazer com que tomem uma coisa por outra. De alguma forma, tente fazê-lo engolir cobras. "Aceitar o troco" é ser enganado.
Todas essas coisas devem ser deixadas de lado quando se trata de dirigir, apoiar ou vivenciar mudanças de uma forma positiva e eficaz.
Em minhas experiências, tenho visto mudanças anunciadas e não acompanhadas de fatos; outros insiders e não acompanhados. Em ambos os casos, a gestão perdeu credibilidade e, posteriormente, foi mais difícil realizar transformações dentro dessas organizações.
Também conhecemos a expressão "mude de ideias como camisas". Também tenho visto organizações nas quais mudanças de visão, curso, orientação, política, forma de operar foram tão frequentes que funcionários dóceis obedeceram sem nem mesmo tentar entender o porquê e o como. Nesse tipo de organização, fica claro que o envolvimento e a motivação pareciam ser inversamente proporcionais ao número de mudanças.
Enfim, para ganhar na troca, é preciso saber como fazer. Mude de tom: Sim, mas não com muita frequência e, obviamente, com sabedoria, de acordo com minhas próprias experiências. Em termos de mudança, como em muitas áreas, quem não se prepara se prepara para a falência.
Para imaginar uma mudança, o primeiro passo essencial e necessário é enfocar esses dois elementos intrínsecos à própria ideia de mudança: a situação inicial e a situação a ser alcançada, o estado atual e o estado desejado.
Estágios de mudança
Estoque: situação atual - situação após a mudança
Esta primeira etapa consiste em estude esses dois elementos em detalhes. Se a ideia é mudar para sair de uma situação que já não se ajusta, é melhor começar estudando o estado atual e vice-versa se o projeto de mudança for mais induzido pela ideia de caminhar para uma situação que pareceria mais adequado.
Seja qual for a ordem, estudar, especificar, definir o estado desejado e o estado atual permite evitar deixar a priori , ideias recebidas, pistas falsas e tendência para uma situação realista. Geralmente, para definir os dois estados, eu me esforço para coletar e classificar as informações de acordo com os 6 níveis lógicos propostos por Robert Dilts: o ambiente (onde, quando, com quem) os comportamentos (as ações), as capacidades (as habilidades, talentos, qualidades), crenças e valores, identidades, bem como significado.
Análise das diferenças e semelhanças entre as 2 situações
A próxima etapa é analise o contraste. Quer dizer compare esses dois estados, essas duas situações : o que é semelhante e o que é diferente.
Este exercício começa a dar uma primeira visão de mudança, da distância entre as duas situações, da distância a ser percorrida. Ajuda a avaliar a importância da mudança e em que nível ela se encontra. Essa etapa é completada por uma análise sistêmica que consiste em avaliar quais são as consequências, diretas e indiretas, no sistema atual. Quais são os impactos colaterais. Existem métodos e ferramentas do tipo matriz aqui que permitem que você tenha uma visão abrangente da situação.
No final dessas duas primeiras etapas, o objetivo é saber o ponto de partida e o ponto final, para saber quais são os benefícios, os interesses de mudar e as questões associadas à mudança (as consequências). Em alguns casos, neste estágio, a questão GO / NO GO pode ser feita.
Traçando o caminho para a mudança
Uma vez que o estado atual, o estado desejado e o contraste são investigados, a terceira etapa é analisar o caminho. Ou seja, o processo, as diferentes etapas e os meios a serem implementados para passar da situação atual à desejada.
Existem duas abordagens possíveis: previsão e backcasting:
- a previsão consiste em partir da situação atual e caminhar em direção à situação desejada.
- a backcasting consiste em partir da situação desejada e voltar à situação atual.
De minha parte, prefiro as duas abordagens, começando com uma ou outra, não importa. Realizar o caminho em uma direção e depois na outra fornece elementos diferentes e complementares.
Abordagem e mudança de sistemas
Ao final desta etapa, o percurso é traçado. Em cada uma das etapas, de forma sistêmica, são definidos diferentes elementos: com quem, onde, quando, as operações a serem realizadas, as habilidades, qualidades, meios a serem implementados, as crenças de ajuda, os valores e necessidades satisfeita, a representação da identidade associada e o significado dado à ação.
Nesse ponto, a mudança como um processo de passar do "estado" A para o "estado" B é clara. Os decisores têm nas mãos todos os elementos que lhes permitem pronunciar GO ou NÃO GO. O jogo vale a pena? A relevância desta avaliação depende muito da objetividade e imparcialidade com que são realizadas as etapas anteriores, daí a importância de realizar os trabalhos preliminares de forma colegial e o interesse em envolver uma perspetiva exterior.
Mudança de impulso
Os resultados das três etapas anteriores são todos dados de entrada para posteriormente projetar o sistema de suporte, gerenciamento de mudanças.
O design deste dispositivo é para mim a segunda fase preparatória para qualquer transformação. Ele se concentra principalmente em dois eixos:
- a controle do processo de mudança,
- a motivação.
Tem como objetivo definir os indicadores que irão garantir o bom andamento das operações.
Em termos de motivação, o sistema de gestão da mudança foca na comunicação e nas práticas de gestão. Quais informações devem ser fornecidas e coletadas no início e ao longo do processo de mudança, para quem, com que frequência e de que forma? É importante sublinhar aqui que se trata de comunicação e não de divulgação de informação. A comunicação deve ser dinâmica e interativa.
Em minha opinião, qualquer processo de mudança deve estar sistematicamente associado a um processo de comunicação formalizado e a uma linha gerencial clara e específica.
Essas fases preparatórias para qualquer mudança são essenciais. O tempo, a energia e os recursos que lhes são dedicados não são, evidentemente, insignificantes, mas sem dúvida de forma alguma com o que seria necessário desdobrar para corrigir um processo inadequado e reparar as suas consequências. Prevenção é melhor que a cura.
