Comunicação gerencial - Definição
" De um modo geral, a comunicação gerencial corresponde às interações entre a gestão da empresa e a organização. Mais especificamente entre o gerente e sua equipe.
Este framework se encarrega de transmitir informações e diretrizes dos níveis hierárquicos superiores, apoiando comunicação interna , destilar mensagens relacionadas à sua própria gestão para obter o comprometimento de sua equipe, etc. Baseia-se em competências específicas que permitem ao gestor transmitir uma mensagem de forma eficaz. ."
Este exercício pode ser complicado. Em parte por esse motivo, muitos profissionais se sentem incomodados com essa tarefa. Essa falta de confiança também se deve ao fato de que a comunicação gerencial requer um mínimo de treinamento. Um mínimo nem sempre garantido.
Quais são os desafios da comunicação gerencial?
A comunicação é a base de qualquer relacionamento, seja ele qual for. O Humano não pode não se comunicar. Interagir com outras pessoas faz parte de seu funcionamento principal.
Nos negócios, é fundamental que o gerente domine esse exercício. Não só para ser compreendido pelos que o rodeiam, mas também para cumprir a sua missão.
O que comunicar? Quando ? De quem ? Essas perguntas encontrarão resposta na consistência das ações empreendidas. Por exemplo, se os funcionários possuem planos de ação vinculados à estratégia geral, o gestor intermediário encarregado de administrar essas pessoas deve mantê-los informados dos resultados gerais da estratégia e de quaisquer informações periféricas se não forem.
Uma boa comunicação gerencial terá, portanto, como objetivo, entre outras coisas:
- informar efetivamente seus funcionários, trocar, dialogar com eles,
- mantenha o link entre as diferentes camadas da empresa (alta administração, gerentes intermediários, gerentes locais, funcionários, etc.)
- compartilhar informações entre diferentes serviços , participar do espírito da empresa e fortalecer a adesão em uma mesma organização, trabalhar pela inteligência coletiva, cooperação e inovação,
- retransmissão , compartilhar a cultura, valores, estratégia da empresa,
- liderar transformações para o sucesso dando sentido às missões e tarefas confiadas,
- definir as tarefas de forma clara e precisa para melhor eficiência, em particular através da definição de objetivos SMART,
- trazer as pessoas de volta ao coração da empresa ,
- criar um clima de confiança e um bom Coesão da equipa ,
- motivar efetivamente, inspire, envolva, incentive, parabenize …
Como o gerente se comunica?
A comunicação gerencial hoje opera em 3 eixos:
- descendente : do gerente para seus funcionários,
- ascendente : do gerente à sua hierarquia,
- transversal : do gerente para os outros gerentes / departamentos da organização.
Habilidades necessárias
O gerente deve ser capaz de mobilizar um certo número de habilidades e qualidades para se comunicar de forma eficaz com sua equipe.
- Escuta activa - Para ser ouvido e ouvido, é preciso antes de mais nada saber ouvir o outro com atenção e de forma não diretiva, para que este se expresse em plena liberdade, sem medo de julgamentos precipitados e sem pressões. Ouvir ativamente significa saber decodificar a linguagem não verbal e adaptar sua comunicação, para ouvir além das palavras expressas. Uma habilidade essencial quando se trata de guiar humanos.
- Capacidade de se comunicar com outras pessoas - Estar à vontade com os outros ou em público, ouse falar, saiba dizer não, conheça os diferentes tipos de personalidades e saiba identificá-los para adaptar a sua comunicação, encontrar as palavras certas e o momento certo para expressar o que nós tem que passar… Estes são todos os elementos que o gestor deve dominar perfeitamente no âmbito da sua missão.
- Inteligencia emocional e empatia - Reconhecer, controlar e usar suas emoções com sabedoria para uma comunicação e relacionamentos mais fluidos. Ter plena consciência do que o outro pode estar sentindo permite que o gerente se adapte a qualquer situação. A empatia, por sua vez, ajuda a estabelecer um verdadeiro clima de confiança e autenticidade, essencial para a gestão humana.
- Carisma e assertividade - A ousadia de ocupar seu lugar e fazer valer suas escolhas é fundamental quando se ocupa uma postura gerencial. Para inspirar, motivar, ser ouvido e respeitado, o gestor deve mostrar carisma e liderança.
O que suporta?
A comunicação pode ser escrita ou oral, dirigida a um ou mais destinatários, ser mais ou menos formal, de natureza organizacional (definição de tarefas / objetivos, avaliações, etc.) ou interpessoal (trocas sem referência aos diferentes cargos / níveis hierárquicos: discussões entre colegas, etc.).
O gestor assegurará assim a adaptação do seu suporte aos objectivos da mensagem, às circunstâncias em que é transmitida, às personalidades / funções do seu interlocutor.
- E-mails : transmitir informações / documentos necessários ao bom desempenho das tarefas (convite a um briefing, partilha da ordem do dia de eventuais reuniões, números e dados, etc.).
- Mensageiros : reservado principalmente para fins muito regulamentados legalmente (reorganização, transferência, aumento, rescisões contratuais, demissão, call to order e outras sanções, etc.).
- Telefone : para obter informações mais rapidamente do que por e-mail, para transmitir dados importantes e urgentes …
- CSR, intranet, redes sociais : para trocar documentos, informações, materiais de treinamento, etc. Tenha cuidado, no entanto, para enquadrar seu uso a fim de evitar derrapagem, vício, uso excessivo …
- Reuniões coletivas : briefings matinais, sessões para refletir, avançar, fazer um balanço de projetos futuros ou atuais, seminários, etc.
- Reuniões individuais : entrevistas anuais, feedback individual, etc.
- Feedback construtivo : para motivar e encorajar, corrigir o rumo se necessário, mas também para receber feedback dos colaboradores.
- Sessões de construção de equipe : revelar as verdadeiras personalidades de cada um, aumentar o sentimento de pertença à equipa, reforçar a coesão, promover a cooperação e a inteligência colectiva.
- Reuniões informais : para unir o grupo, conhecer melhor seus funcionários e colegas …
Que ritmo?
É difícil definir um ritmo particular para a comunicação gerencial ideal. Dependendo da atividade, do porte da organização / empresa, da dispersão geográfica dos funcionários, o ritmo das trocas pode variar muito.
No entanto, é importante se comunicar regularmente. O gestor pode definir reuniões regulares e estruturadas, coletivas e individuais - cujas datas e objetivos serão comunicados aos colaboradores envolvidos, mas também poderá posicionar uma entrevista na agenda diária ou semanal se houver necessidade. de emergência, imprevisto.
O ritmo dos diferentes pontos pode, portanto, ser articulado da seguinte forma:
- dia a dia - Reunião de gerente e colaboradores.
Objetivo: começar o dia e dar uma olhada rápida nas tarefas, missões e projetos em andamento.
Por exemplo, cada membro da equipa é convidado a dizer o que fez na véspera, os objectivos que alcançou, os projectos que vai trabalhar durante o dia, as dificuldades que encontrar.
Essas entrevistas (ou briefs) relativamente informais geralmente ocorrem, sempre ao mesmo tempo. Cada funcionário tem cerca de 1 minuto para dizer o que tem a dizer. Também pode ser uma oportunidade para o gestor motivar suas tropas por meio de uma anedota, um pensamento positivo … Para maior eficiência, todos os membros da equipe devem estar presentes e participar - física ou virtualmente por meio de uma teleconferência, um e-mail de apresentação seu trabalho se não puderem fazer de outra forma.
- semanalmente - Reunião de gerente e colaboradores.
Objetivo: fazer um ponto mais preciso sobre o andamento (definir antecipadamente os indicadores que serão utilizados), definir os prazos e os objetivos para a próxima semana.
A ideia é envolver os colaboradores em determinadas decisões estratégicas para dar sentido às missões. Idealmente, essas reuniões semanais relativamente formais serão sentadas ao redor de uma mesa e durarão no máximo 1 a 2 horas. Eles reúnem todos os membros da equipe.
- por mês - Reunião do gerente e funcionários envolvidos.
Objetivo: fazer uma atualização mais formal sobre o andamento do mês e definir os objetivos para o mês seguinte, atualizar os indicadores, modificar os cronogramas e prazos dos projetos, se necessário. Também pode ser uma questão de fazer um balanço de qualquer treinamento / coaching em andamento.
Estas reuniões terão lugar preferencialmente no período da manhã de forma a maximizar a sua eficácia e terão a duração de 1 a 2 horas. Não é obrigatório convocar todos os membros da equipe. O gerente fará isso de acordo com o modo de atuação da equipe e as práticas da empresa.
- anual - O gerente e os colaboradores se reúnem individualmente ou toda a equipe / empresa se reúne.
Objetivo: entrevistas de avaliação anual para o gerente e cada um de seus funcionários, seminário da empresa, sessão de teambuilding, eventos específicos …
Seminários, sessões de formação de equipe e outros eventos anuais são realizados no local ou fora e reúnem todos os membros da equipe, todos os funcionários, etc. de acordo com o contexto.
As avaliações anuais têm um enquadramento muito preciso e são realizadas de acordo com regras específicas.
